10 Capacidades esenciales de gestión de proyectos para directores de proyectos exitosos

La gestión de proyectos es una de las cualidades más buscadas del entorno empresarial moderno. El aumento constante de los sueldos de los directores de proyectos en todo el mundo es un indicador de su demanda en el mercado.

Los directores de proyectos suelen ser responsables de supervisar todo el proyecto y de realizar las tareas clave que pueden hacer que el proyecto tenga éxito. Sin embargo, los gerentes de proyectos no son los únicos encargados de la responsabilidad de los proyectos. Se ha convertido en un mercado competitivo en el que es necesario ampliar su conjunto de competencias de forma continua y en todas las esferas.

Aparte del requisito obvio de los conocimientos técnicos pertinentes, se espera que los administradores tengan una combinación de conocimientos de gestión empresarial y los conocimientos técnicos necesarios. En un informe reciente del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) se afirma que si un director de proyecto posee una combinación ideal de aptitudes técnicas y de gestión, las posibilidades de que los proyectos tengan éxito aumentan en un 40%.

Habilidades necesarias de un director de proyecto 

Hay veces en que los gerentes funcionales o los jefes de departamento realizan las tareas de un director de proyecto sin obtener nunca el título. Si eres alguien que quiere saber qué es la gestión de proyectos o un gerente de proyecto accidental a quien se le entregan las responsabilidades de uno, sigue leyendo.

1. Habilidades de liderazgo

Esta es quizás la habilidad de gestión de proyectos más importante que cualquier aspirante a gerente debe poseer. Hay diferentes tipos de estilos de liderazgo que puede adoptar para dirigir y motivar al equipo. Cualquier líder efectivo sabe cuándo es el momento de delegar tareas a los miembros del equipo y cuándo tomar el control.

Como director de proyecto, debes entender que hay una gran diferencia entre gestionar y liderar. La gestión consiste en seguir ciertos procesos y metodologías de gestión de proyectos establecidos y asegurarse de que los demás también los sigan.

El liderazgo, por otro lado, requiere tanto habilidades de gestión como de inteligencia emocional. Es responsabilidad del director del proyecto facultar e inspirar a los miembros del equipo.

2. Comunicación efectiva

Esta es otra habilidad que va “de la mano” con un liderazgo efectivo. No importa cuán buena sea tu visión o cuánto quieras inspirar a los miembros de tu equipo, todo será discutible si no puedes transmitir tu punto de vista con claridad.

Además, gran parte del tiempo del director de un proyecto se dedica a tratar con las partes interesadas y externas, como proveedores y contratistas. Todas estas tareas requieren que sea un experto en comunicación efectiva. Por lo tanto, es importante que los directores de proyectos trabajen para mejorar sus aptitudes de comunicación.

3. Planificación y pensamiento estratégico

Esta es una habilidad de gestión empresarial que es absolutamente crítica para cualquier director de proyecto. El concepto de un director de proyecto sin las habilidades de planificación necesarias no existe. Todas las tareas típicas de un director de proyecto, como la organización y la priorización de tareas, la supervisión de los progresos y la adopción de decisiones basadas en la situación, requieren un cierto nivel de planificación de proyectos.

Otra habilidad crítica que está relacionada de alguna manera con la planificación es la gestión de los costos. Cada proyecto viene con una restricción monetaria. Con una planificación adecuada, puede asegurarse que su proyecto se mantenga a salvo de retrasos innecesarios en el proyecto y de la escasez de presupuesto.

4. Gestión del equipo

Una gran parte de la gestión de proyectos requiere que te mantengas organizado en el trabajo y gestiones a tu equipo. Debes usar eficientemente todos los recursos disponibles y tu equipo es el mejor recurso que tienes. La gestión de equipos es parte de ser un líder efectivo y la forma en que manejes esta responsabilidad puede tener un impacto significativo en tu proyecto.

Los equipos de proyecto suelen estar formados por personas de diferentes departamentos que apenas interactúan entre sí. Reunir a todas estas personas y asignar correctamente las tareas de acuerdo con su experiencia no es un juego de niños.

5. Gestión del tiempo y programación

“El tiempo es lo que más queremos, pero lo que peor usamos”. La gestión del tiempo es algo que tanto los directores de proyectos como los que no lo son han estado haciendo durante mucho tiempo. Incluso las tareas más simples requieren una gestión efectiva del tiempo, por lo que es obvio que sus proyectos también lo necesitarán.

Afortunadamente, hay varias herramientas que los gerentes de proyectos modernos tienen para manejar esta tarea crucial. Muchas aplicaciones de gestión de proyectos vienen con funciones de programación y seguimiento de proyectos.

Puedes realizar tareas como visualizar el proyecto, programar tareas, rastrear el progreso, enviar recordatorios y priorizar tareas muy fácilmente.

6. Habilidades de gestión de tareas

A estas alturas ya debes haberte dado cuenta de que todas estas habilidades requeridas están interconectadas. Junto con la programación, la gestión de tareas es un pilar que mantiene el proyecto unido. Puedes planear todo lo que quieras, pero si las tareas del proyecto no están claramente organizadas, el proyecto fracasará o tomará demasiado tiempo.

Es tu deber como director de proyecto saber qué tareas se pueden trabajar simultáneamente y cuáles dependen unas de otras. Reconocer estos pequeños detalles y llegar al sistema más eficiente es lo que distingue a un gerente de proyecto efectivo de la multitud.

7. Mitigación de riesgos

Los riesgos son inevitables, no importa lo simple que sea su proyecto. Muchas cosas pueden salir mal y una tarea que parecía simple puede causarle enormes problemas en el futuro. Como director de proyecto, tu trabajo es reducir las posibilidades de riesgos mientras tienes un plan efectivo en caso de que algo salga mal.

Por lo general, los directores de proyectos hábiles pueden identificar los posibles problemas antes de que se produzcan y elaborar una estrategia de mitigación de riesgos.

8. Habilidades de negociación experta

Todas las partes interesadas tienen una agenda ligeramente diferente y, como director de proyecto, tu trabajo consiste en negociar condiciones que sean aceptables para todos. Para crear una situación en la que todos ganen, tendrás que saber cuándo comprometerte y cuándo mantenerte firme.

El trabajo requiere que constantemente crees situaciones en las que consigas lo que quieres principalmente, mientras haces algunos compromisos para convencer a la otra persona de que ellos también están obteniendo algo del trato. Tendrás que encontrar un punto medio con la dirección de tu empresa para conseguir los recursos necesarios, negociar plazos alcanzables, manejar a otras partes interesadas y dirigir con experiencia a tu propio equipo.

9. Pensamiento crítico

El pensamiento crítico es una habilidad esencial para la gestión de proyectos que puede ayudar a mantener el estado mental correcto incluso cuando las cosas van mal. Es extremadamente importante tener un enfoque estructurado para tomar decisiones importantes. Esta forma objetiva de tomar decisiones asegura que las presiones externas no afecten a tu proyecto.

El pensamiento crítico también te hace un gerente adaptable y versátil. Incluso después de una planificación meticulosa, pueden ocurrir sorpresas y es muy importante que rescates todo lo posible para mantenerte en el camino y completar el proyecto con éxito.

10. Utilización de las herramientas adecuadas

La gestión moderna de proyectos no es una tarea fácil y requiere una combinación de aptitudes de gestión de proyectos y las herramientas adecuadas. Debes ser capaz de identificar y evaluar los instrumentos de gestión de proyectos adecuados para sus necesidades.

Hay numerosas herramientas de gestión de proyectos de colaboración como Kissflow Project que pueden facilitar tu trabajo.

¿Cómo puedo dominar la gestión de proyectos?

Los líderes y directores de proyectos eficaces no nacen con las habilidades necesarias. Invierten en sí mismos y aprenden continuamente las habilidades que necesitan para mantenerse en el juego. Si quieres dominar el arte de la gestión de proyectos, echa un vistazo a algunas formas en las que puedes empezar a aprender las habilidades necesarias.

  • Certificaciones profesionales: El Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) es un organismo mundial con una sucursal en casi todos los países. Organizan mucha capacitación y talleres para principiantes y profesionales experimentados para refrescar sus habilidades de gestión. También puedes consultar algunos de los cursos en línea registrados que ofrecen muchos institutos de primer nivel.
  • Libros y blogs: Muchos de los materiales publicados para ayudar a los profesionales a elegir los fundamentos de la gestión de proyectos están fácilmente disponibles en línea. Puedes leer libros y seguir un blog como éste para aprender más sobre la gestión de proyectos y cómo aplicarla en tu organización.
  • Podcasts: Hay varios podcasts de profesionales famosos que puedes usar para aprender de su experiencia. Usa tus habilidades de investigación y empieza a aprender directamente de la fuente.

Ser responsable de un proyecto significa tener muchas responsabilidades a la vez y a veces uno puede sentirse abrumado. Sin embargo, mantenerse en el estado de ánimo adecuado y trabajar en la mejora del conjunto correcto de habilidades puede hacer que esta carga sea un poco más fácil de llevar. Esperamos que esta lista le haya sido útil y que utilices estas habilidades para convertirse en un gran director de proyectos para tu empresa.

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