10 pasos para una documentación exitosa del proceso comercial

Si se ha preguntado cómo empezar a diseñar y documentar un proceso empresarial pero no tiene idea de por dónde empezar, hemos preparado una lista de 10 pasos.

¿Qué es la documentación de los procesos empresariales?

La documentación de los procesos empresariales es una descripción completa de un proceso empresarial que utiliza palabras, imágenes y símbolos para designar exactamente cómo debe funcionar el proceso en un entorno ideal. La documentación debe incluir los datos necesarios para completar el proceso, el flujo de trabajo y las decisiones que deban tomarse.

Para que sean útiles y eficaces, los procesos comerciales deben ser cuidadosamente diseñados, estructurados y documentados. Al capturar tantos detalles sobre el proceso de negocios como sea posible, se pueden lograr los resultados deseados.

Aunque se puede suponer que la documentación de los procesos es sólo un aspecto burocrático e improductivo, en realidad es increíblemente útil para asegurar el éxito de un proceso comercial.

Puedes consultar este documento para mejorar el proceso, ya que te proporcionará una base consensuada y fiable para comprender las mejoras necesarias que deben realizarse para optimizar el rendimiento general.

Pasos para crear una documentación de procesos empresariales exitosa

Paso 1: Nombre del proceso

Para ponerte en marcha, decide el nombre del proceso y anota su descripción junto con el objetivo principal.

Paso 2: Límites del proceso

Identificar los puntos de inicio y final del proceso de negocio. Tienes que saber qué es lo que desencadena el proceso y cómo se termina antes de que puedas empezar a añadir los otros detalles más pequeños.

Paso 3: Salidas del proceso

Debes decidir sobre los resultados del proceso o el resultado final que obtendrás cuando el proceso haya terminado.

Paso 4: Entradas del proceso

Selecciona los datos que se necesitan para que el proceso se ejecute. También debes definir de dónde provienen los datos de entrada.

Paso 5: Actividades del proceso

Enumere todas las actividades o pasos que deben realizarse para llevar el proceso desde el principio hasta el final.

Paso 6: Organización del proceso

Toma todas las actividades enumeradas en el paso anterior y secuencialas de acuerdo con el flujo del proceso empresarial. Es importante identificar todos los puntos clave de decisión en tu proceso en esta etapa.

Paso 7: Revisión del proceso

Verifiqua la secuencia de actividades que creaste en el último paso para asegurarte de que está alineada con los límites del proceso que creaste en el segundo paso.

Paso 8: Roles del proceso

Con todo el proceso trazado, ahora hay que seleccionar los diferentes roles (o miembros del equipo) que completarán las diferentes actividades del proceso.

Paso 9: Crear un diagrama de flujo

Con todo planeado, hay que crear un claro diagrama de flujo del proceso para que sea fácilmente comprensible para todos los involucrados.

Paso 10: Revisión final

El paso final es discutir el flujo del proceso con todas las partes interesadas involucradas y obtener las aprobaciones necesarias para poner en marcha el proceso.

Reunir la documentación de un proceso empresarial te ayuda a ver cómo se reúne todo cuando el proceso se ejecuta en una organización.

Por ejemplo, así es como se documentaría el proceso de nómina:

  • Nombre del proceso: Nómina
  • Límites del proceso: Los empleados reciben el pago por el trabajo mensual a través de una transferencia bancaria automática
  • Salidas del proceso: Cheques de sueldo e informes mensuales de nómina
  • Entradas de proceso: Tarjetas de tiempo de los empleados, registros de vacaciones y detalles de la cuenta bancaria
  • Actividades de proceso: Verificar las tarjetas de tiempo de los empleados, comprobar las solicitudes de licencia, añadir los detalles de las cuentas bancarias, transferir el salario mensual a las cuentas respectivas y generar informes de nómina
  • Roles del proceso: Empleado, gerente y el departamento de RRHH

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