10 preguntas para hacer antes de seleccionar el software SGRH (con 5 mejores herramientas)

¿Qué es el software SGRH?

El software de SGRH es una plataforma que integra, gestiona y automatiza muchos de los procesos rutinarios de RRHH de una organización. Puede realizar una variedad de funciones, incluyendo la organización y gestión de los detalles de los empleados y la información organizativa de una empresa, haciéndola fácilmente accesible.

A medida que ha ido creciendo la popularidad de los programas informáticos de gestión de recursos humanos, existen en el mercado muchos sistemas diferentes, como el de gestión del capital humano y el de información sobre recursos humanos, cada uno de los cuales ofrece diversas características y funcionalidades, a diferentes precios.

Entendiendo la diferencia entre SGRH, SIRH y GCH

Los tres describen sistemas que utilizan el poder de la tecnología de nubes y las bases de datos de información para controlar la gestión de la fuerza de trabajo. Los vendedores, analistas y expertos en marketing parecen usar estos términos indistintamente. Pero hay una sutil diferencia entre SGRH, SIRH y GCH.

  • Sistema de Gestión de Recursos Humanos
  • Sistema de información de recursos humanos
  • Gestión del capital humano

Las lineas que los separan son borrosas, pero aquí se presenta una distinción simplificada. Un SIRH ofrece funcionalidades básicas de recursos humanos para gestionar personas, políticas y procesos. El GCH cubre también el ámbito de la gestión del talento y de la fuerza de trabajo, mientras que las soluciones del SGRH ofrecen una serie de funcionalidades completas que incluyen la nómina y los beneficios para atender todas las funciones relacionadas con los recursos humanos.

Encontrar el software de SGRH adecuado para tu organización

Con tantos proveedores en el mercado, elegir el software de SGRH que esté en sintonía con las necesidades de tu negocio no siempre es tan fácil como parece.

Antes de salir en su busca, tómate un tiempo para considerar algunas preguntas clave sobre cómo es probable que tu organización utilice el software de RRHH. Por ejemplo, ¿eres una pequeña empresa que busca un sistema fácil de implementar y que se adapte a un presupuesto reducido, con la opción de añadir funcionalidades adicionales en el futuro? ¿O tu empresa se beneficiaría de un sistema más completo, con toda la gama de funciones de RRHH que puede personalizar completamente en todas las áreas de su organización?

Cualesquiera que sean los factores más importantes para tu negocio, sopesa las opciones cuidadosamente y aprovecha las pruebas gratuitas o las sesiones de formación personalizadas para asegurarte de que el software de SGRH que elijas ofrece la solución adecuada para tu organización.

Aquí hay una lista de 10 pasos que te ayudarán a elegir el software correcto de SGRH:

  1. ¿Es la suite de RRHH fácil de interpretar y usar?
  2. ¿Ofrece la solución de RRHH todas las funciones que necesitas o deberías adquirir paquetes de funciones individuales que aumenten su coste?
  3. ¿Cómo de bueno es el soporte técnico ofrecido por el vendedor?
  4. ¿Estarán seguros los datos confidenciales de sus empleados? ¿Tiene el proveedor certificaciones de seguridad como la ISO 27001?
  5. ¿Es el precio transparente? ¿Existe alguna posibilidad de cargos ocultos?
  6. ¿Ofrece la solución de RRHH un conjunto de informes estándar específicos de la industria?
  7. ¿Puedes crear informes personalizados sin codificar?
  8. ¿Cómo de buena es la capacidad de integración de la solución?
  9. ¿Es flexible? ¿Puedes actualizar o reducir tu plan para satisfacer las demandas de negocios?
  10. ¿Tiene el vendedor una base de clientes establecida?

Cómo el software de SGRH puede dar una ventaja a tu negocio

Echemos un vistazo al caso empresarial para trabajar con el software de gestión de recursos humanos en tu organización. Dado que la implementación de un sistema de este tipo es una gran decisión, quieres estar seguro de que te dará beneficios tangibles.

1. Mejor comunicación en toda la organización

La función de recursos humanos de una empresa consiste en reclutar a las mejores personas, entrenarlas, apoyarlas para que resuelvan problemas y, en última instancia, lograr un mayor rendimiento empresarial como resultado. El software de SGRH que libera al equipo de RRHH de una carga de trabajo monótona y basada en la administración significa que pueden centrarse en las tareas orientadas a las personas que marcan la diferencia.

2. Reducir los costos y la carga administrativa

Los miembros del equipo de recursos humanos son responsables de llevar a cabo múltiples tareas diarias, semanales y mensuales, desde el reclutamiento y la incorporación de nuevos empleados hasta la gestión del proceso de evaluación de la actuación profesional de la empresa. Un sistema de recursos humanos que pueda automatizar sin problemas los flujos de trabajo, actualizar los cambios en la información de los empleados y capturar los datos clave de la empresa y los KPI basados en las personas con sólo pulsar un botón tiene el potencial de ahorrar tanto tiempo como dinero en comparación con los procesos manuales.

El uso del software de SGRH para automatizar los procesos de RRHH en tu organización es muy probable que te ahorre dinero en costes administrativos a largo plazo, incluso teniendo en cuenta el desembolso inicial del sistema y los costes de funcionamiento en curso. Por ejemplo, es probable que necesites emplear menos administradores de RRHH para realizar tareas administrativas manuales.

3. Asegurar la coherencia y el análisis oportuno de los datos

El software de SGRH facilita el seguimiento de la información de los empleados, como los datos de ausencias, las cifras de rotación y una gran cantidad de otras métricas clave de RRHH. Tu empresa se beneficiará de tener acceso a dichos datos, así como de la capacidad de analizarlos de forma eficaz para respaldar las decisiones empresariales críticas y formular futuras estrategias comerciales.

¿Cuáles son las funcionalidades clave de una suite de RRHH ideal?

Las suites de SGRH no son un sistema universal, sino uno que puede ser fácilmente configurado y personalizado para satisfacer perfectamente las necesidades de tu negocio. Los diferentes sistemas tienen diferentes funcionalidades, incluso dentro de un mismo sistema, normalmente puede elegir las características que desea incluir en su paquete.

Aquí hay un breve resumen de algunas de las funcionalidades más comunes y útiles:

1. Reclutamiento y embarque

El software de SGRH permite a las organizaciones configurar los flujos de trabajo para la preselección de candidatos, la contratación, la producción de cartas de oferta y contratos, y la creación de registros de empleados y la incorporación de los mismos.

2. Gestión del rendimiento profesional y el talento

Añadir automatización al proceso de evaluación del rendimiento profesional anual mediante la creación de formularios modelo y flujos de trabajo para recopilar la información sobre el rendimiento de los empleados. Ejecutar informes para analizar el rendimiento de los empleados en toda la empresa e identificar las necesidades de formación o las futuras oportunidades de promoción.

3. Programación y gestión del tiempo

Los gerentes de línea pueden coordinar las pautas de trabajo de su equipo, autorizar sus solicitudes de tiempo libre y garantizar una cobertura suficiente para los períodos de mayor actividad de manera rápida y fácil utilizando las funciones automatizadas disponibles en la mayoría de las plataformas de SGRH.

4. Análisis de los datos sobre la fuerza de trabajo

Los usuarios pueden realizar una serie de informes para producir estadísticas significativas sobre su fuerza de trabajo y utilizar esta información para respaldar la estrategia de personal de la organización.

Los cinco programas más populares de SGRH

Una vez que hayas hecho un balance de tus necesidades, es hora de elegir el sistema de gestión de recursos humanos adecuado. No hay una solución perfecta para todos, debes elegir de acuerdo a las necesidades únicas de tu organización.

Dicho esto, estas son 5 opciones populares: un buen lugar para comenzar tu búsqueda.

1. BambooHR

Diseñado para pequeñas y medianas empresas, BambooHR ofrece una gama de servicios de RRHH, como el Sistema de Seguimiento de Candidatos (SSC), la gestión de las licencias, las hojas de asistencia y la incorporación. Con esta completa herramienta, los usuarios de RRHH no tendrán que cambiar entre las soluciones de software para cada función específica de RRHH.

Pros: Fácil de usar, experiencia de usuario consistente y presentación de informes avanzada

Contras: Falta de apoyo a las integraciones, diseños de flujo de trabajo simplificados, flujos de trabajo inflexibles

1. Kissflow HR Cloud

Kissflow HR Cloud ofrece un conjunto completo de aplicaciones de recursos humanos diseñadas para optimizar el ciclo de contratación y retirada; de las cuales el sistema incluye la gestión de la contratación, la incorporación de empleados, la gestión del rendimiento, la gestión del tiempo y las capacidades de gestión del aprendizaje. La atención a los estándares de la industria, los procesos de RRHH, los informes relevantes y los parámetros de cumplimiento hacen de Kissflow HR Cloud un software de RRHH fácil de usar pero muy potente y con un profundo conocimiento del sector.

Pros: Interfaz fácil de usar, modelo de precios económico, revisiones cualitativas

Contras: Falta de funcionalidades de gestión de nóminas y beneficios

3. Workday

Diseñado principalmente para empresas, Workday GCH (Gestion de Capital Humano) ayuda a los usuarios a comprender mejor la fuerza de trabajo mundial. Diseñada con una impresionante experiencia de usuario, esta herramienta está diseñada para impulsar el compromiso de los empleados. Las características específicas de RRHH incluyen la presentación de informes, el análisis, el cumplimiento global, la auditoría y los controles internos, la planificación de la fuerza de trabajo, la contratación, la gestión del talento, el aprendizaje, la compensación, los beneficios, la gestión de la nómina, el tiempo y las ausencias y los gastos.

Pros: Poderosa herramienta empresarial, visibilidad completa, experiencia de usuario

Contras: Excesiva para PYMES, falta de formación, falta de apoyo del equipo de trabajo

4. Namely

Este es un completo SIRH, o software de gestión de recursos humanos. Las funciones que cubre incluyen Nómina, Gestión de Beneficios, Gestión de Talentos y Gestión del Tiempo. Está dirigido a las PYMES en crecimiento.

Pros: Solución integral, herramienta de RRHH basada en la nube, buen soporte

Contras: Ocasionalmente necesita soluciones alternativas, algunos módulos son demasiado simplistas

5. SuccesFactors

Esta herramienta de software de SGRH está marcada como una solución centrada en las personas que pone a los usuarios en el centro de su enfoque de RRHH. SuccessFactors incluye herramientas para ocuparse de los recursos humanos básicos y la nómina, la gestión del tiempo y la asistencia, el aprendizaje y el desarrollo, y más. Algunos usuarios han expresado su preocupación por el hecho de que no sea lo suficientemente amplia como herramienta de RRHH.

Pros: Herramienta centrada en el ser humano, facilidad de uso

Contras: Problemas con las integraciones, lagunas en la funcionalidad, servicio al cliente después de la adquisición de SAP

Conclusión

Un buen software de SGRH automatiza las tareas administrativas mundanas y permite a los líderes de RRHH centrarse en funciones estratégicas, independientemente del tamaño de la organización. Al implementar un sistema de gestión de RRHH las empresas pueden aumentar el compromiso de los empleados y reducir la rotación de personal.

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