3 duras verdades sobre las órdenes de compra en papel

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La compra a menudo se parece más a un arte que como una ciencia fácilmente definida. Es fácil sentir que los pagos electrónicos, los clientes, las políticas de gastos y otros elementos similares son factores intangibles que no son tan reales como un billete en la mano. Muchos ejecutivos de compras quieren órdenes de compra tangibles y físicamente presentes que no estén “en algún lugar del ciberespacio”.

Por eso a veces se quedan con las órdenes de compra en papel.

paper-based purchase orders problems

La única forma de hacer las cosas, las oficinas de correos de papel siguen preocupantes. Una de cada cinco empresas usa OP en papel. Si encuentras que tu organización vuelve a utilizar las órdenes de compra en papel, o si nunca has adoptado las órdenes de compra digitales en primer lugar, considera estas cuestiones.

Las órdenes de compra en papel pueden causar a los clientes y vendedores enojados

Teniendo en cuenta que las órdenes de compra están destinadas a que el proceso de adquisición se desarrolle sin problemas y sin interrupciones, como pedidos mal colocados y clientes enfadados, un sistema de papel es un sistema arcaico e ineficaz.

Las marcas de un sistema basado en un pedido físico en papel incluyen:

  • Frenéticas búsquedas de último minuto de documentos OP mientras un frustrado vendedor espera una aclaración sobre un antiguo pedido
  • Llamadas ocasionales de vendedores irritados que no recibieron la aprobación de una orden de compra cuando la esperaban
  • Tu equipo de compras se acostumbra a escuchar al ocasional cliente enojado despotricar en una llamada telefónica porque su producto no fue entregado como se prometió
  • Las órdenes de compra se aprueban incluso cuando no deberían, como cuando el precio mencionado en la orden de compra no se ha respetado durante el paso de pago
  • Diversas tareas en torno a las órdenes de compra -como la recepción de mercancías, el cumplimiento de la entrega de productos al cliente- a menudo no cumplen con el plazo previsto
  • Existe una cultura de complacencia en todas las adquisiciones, alentada e iniciada por una actitud de “está bien” ante los errores cometidos en torno a las OP

Todas estas cuestiones pueden llevar a un departamento de compras ineficaz y tambaleante que no logre alcanzar los objetivos financieros de la empresa. Además de esto, tus clientes pueden frustrarse y pasar a otros negocios. El valor de la marca se ve afectado.

Todo esto va desde negarse a adoptar un sistema que pueda tomar el control digital de las órdenes de compra, agilizar el proceso, encaminar las aprobaciones a la persona adecuada en el momento oportuno con las notificaciones pertinentes. Puede evitarse fácilmente.

Tendrás que lidiar con todo ese factor de “error humano”

El error humano es otra marca registrada de un sistema basado en papel para las órdenes de compra, que impide la obtención de resultados coherentes y el procesamiento de órdenes de compra sin errores.

Hay una razón por la que el mundo de la contabilidad trasladó todas sus tareas basadas en el cálculo a herramientas digitales, eliminando completamente el sistema de matemáticas mentales del pasado. Los seres humanos tienden a cometer el error ocasional, mientras que el cálculo digital es inquebrantablemente preciso.

En el ámbito de las adquisiciones, no se puede subestimar el impacto negativo de las órdenes de compra en papel.

Especialmente con la gente que ha estado comprando durante años, hay una tendencia a desconfiar del equipo “nuevo” para hacer un trabajo que un contador a largo plazo ha estado haciendo muy bien durante mucho tiempo. Sin embargo, el procesamiento humano de las órdenes de compra se ve afectado por una serie de factores: estrés laboral, problemas personales, lapsos de concentración o enfoque, burocracia, e incluso mala visión.

Las órdenes de compra en papel son propensas a problemas como:

  • Cifras muy inexactas porque alguien se olvidó de un dígito o usó la fórmula equivocada
  • La comparación a tres bandas se está ejecutando mal porque el equipo de adquisiciones estaba trabajando bajo la presión de un plazo inminente

Las soluciones de software como Kissflow Procurement Cloud ofrecen una automatización que se ocupa de esas mundanas tareas cotidianas en las que tendemos a cometer la mayoría de los errores.

Puede ser vulnerable al fraude interno

Es conveniente sentarse y confiar en que todos sus empleados están totalmente involucrados en el bienestar de la organización. Sin embargo, la historia, el sentido común y la experiencia dictan que tal suposición puede dejarte abierto al fraude desde dentro de la compañía.

Un sistema de órdenes de compra basado en los métodos tradicionales de papel suele ser lento en su ejecución, con múltiples retrasos a medida que los puntos de venta se organizan, clasifican y equilibran. Esta brecha puede ser utilizada para explotar el negocio. Con una solución digital automatizada, usted se protege usando características como la verificación instantánea y las referencias cruzadas.

¿Cuánto se gasta en una orden de compra?

Un estudio realizado en 2016 por el APQC mostró a las empresas los verdaderos costos de las órdenes de compra utilizando un enfoque manual tradicional. Según este estudio de doce años, los costos se estiman entre 35,88 y 506,52 dólares por orden de compra.

Esto puede llegar a un masivo $741 en la industria del petróleo.

Ya es hora de que los equipos de adquisición adopten un sistema que les ayude a gestionar las órdenes de compra de forma eficiente.

Automatización – la solución correcta

El error manual, la ineficiencia y la posibilidad de fraude son razones convincentes para desechar un sistema que depende de esfuerzos sobrehumanos para funcionar de manera eficiente. Se sabe que los sistemas basados en papel son ineficientes, llevan mucho tiempo y son caros.

Las soluciones de software como Kissflow Procurement Cloud le ayudan a llevar la automatización a la escena. Utilice una buena herramienta de gestión de pedidos para ocuparse de las aprobaciones, aportar coherencia y responsabilidad, y en general acelerar la gestión de las órdenes de compra. También suelen ser una opción rentable, lo que contradice la opinión popular.

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