4 Errores comunes de gestión financiera de las PYMES

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin

Todos los dueños de negocios cometen errores en algún momento. Desde la subcotización hasta la falta de uso de las herramientas de software adecuadas, hay muchas maneras en que las pequeñas empresas tropiezan con los problemas de crecimiento. Cuando se trata de la gestión de procesos financieros, incluso los pequeños errores pueden ser devastadores. Por lo tanto, es importante examinar y analizar dónde fallaron otras empresas para evitar cometer los mismos errores.

Estos son algunos de los errores más comunes que cometen los propietarios de pequeñas y medianas empresas:

Uso de hojas de cálculo para las finanzas

Uno de los errores más comunes que cometen las pequeñas empresas es que piensan que Excel es la bala de plata de todos sus procesos financieros. Hay muchas razones para amar las hojas de cálculo; son fáciles de usar y rentables. Pero, no están construidas para manejar datos financieros. Los datos de las hojas de cálculo están plagados de errores manuales e inconsistencias, y no están diseñadas para la colaboración.

Es crucial utilizar software dedicado siempre que sea necesario, especialmente cuando se trata de gestionar las finanzas. Estas herramientas pueden ayudarte a generar estados de cuenta de pérdidas y ganancias e informes de flujo de caja con un solo clic. Todo tu personal puede tener acceso al sistema, pero tú controlas el nivel de acceso. Los costos iniciales se devuelven ayudándote a ahorrar tiempo y haciendo que tu proceso sea eficiente.

No tener procesos estandarizados

La mayoría de los procesos financieros son previsibles y pueden normalizarse fácilmente. Tomemos como ejemplo el informe de gastos de viaje. Los empleados incurren en gastos en nombre de la empresa y presentan informes de gastos a sus directivos. Los gerentes revisan los gastos, aprueban los informes y los envían al personal de finanzas para su reembolso. El equipo de finanzas se asegura de que los gastos no excedan las directrices de la organización y reembolsa a los empleados.

Cuando se deja sin sistematizar, este proceso puede ser caótico. Los recibos pueden perderse en un mar de correos electrónicos, y los reembolsos de gastos pueden tardar semanas en llegar a los empleados. Todo proceso financiero sigue un camino fijo que implica un conjunto de tareas secuenciales. Definir un flujo de trabajo y estandarizar estos procesos garantiza la coherencia, la rapidez de las aprobaciones y la exactitud de los números.

Software desconectado

Es muy probable que la información financiera se comparta entre los diferentes equipos de tu organización. Cuando no se hablan entre ellos, se da lugar a datos poco fiables e ineficiencias y no se tiene una visión completa.

Los equipos de finanzas y ventas utilizan mucha información común pero normalmente no tienen los canales adecuados para compartirla. Cuando esto sucede, nunca se puede estar seguro de que los datos estén actualizados y en tiempo real. Sin embargo, esto no sucede cuando se utilizan soluciones integradas. Cada vez que los datos de un sistema se alteran, se reflejan en todos los demás sistemas que están conectados. Elimina las entradas dobles, los datos erróneos y la falta de fiabilidad.

No medir su rendimiento financiero

La única razón por la que muchos pequeños negocios preparan estados financieros como Ganancias y Pérdidas, Flujo de Caja y Balance General es porque el moento de pagar impuestos está cerca. No llevar un registro de cómo va tu negocio, es como conducir con los ojos cerrados.

Saber lo que funciona y lo que no, te ayuda a tomar las decisiones comerciales correctas, independientemente de tu tamaño o industria. Es importante analizar todos los aspectos de tu negocio y arreglar las áreas en las que hay fugas de dinero. No llevar un registro de las facturas y los gastos puede llevar a una disminución del flujo de efectivo, pagos atrasados y gastos no controlados.

Si eres propietario de un pequeño negocio y quieres mejorar la automatización de tu proceso financiero, prueba Kissflow. Es completamente personalizable para adaptarse a las necesidades de tu negocio. Regístrate para una demostración gratuita.