Una visión completa de la gestión de procesos empresariales (BPM)

La gestión de los procesos de negocio es un enorme desafío en la mayoría de las organizaciones. Las empresas no están invirtiendo suficientes esfuerzos en la racionalización de sus procesos empresariales debido a la falta de conciencia sobre sus repercusiones. He aquí una guía definitiva para gestionar sus procesos de negocio con la ayuda de la automatización.

¿Qué es la Gestión de Procesos de Negocio (BPM)?

La Gestión de Procesos Empresariales (BPM) es la forma en que una empresa crea, edita y analiza los procesos predecibles que constituyen el núcleo de su negocio.

Cada departamento de una empresa es responsable de tomar alguna materia prima o datos y transformarlos en otra cosa. Puede haber una docena o más procesos centrales que cada departamento maneja.

Con Business Process Management, una empresa da un paso atrás y mira todos sus procesos tanto general como individualmente. Analiza el estado actual e identifica las áreas de mejora para crear una organización más eficiente y eficaz.

¿En qué se diferencia Kissflow de otras herramientas BPM?

Business Process Management Definition

A diferencia de otras herramientas de BPM que le ayudan a gestionar sólo procesos estandarizados, Kissflow ofrece a sus usuarios una plataforma única que combina flujos de trabajo estructurados pero continuos (proceso), flujos de trabajo manuales (caso) y flujos de trabajo estructurados y únicos (proyecto). Todos ellos están vinculados con una herramienta de colaboración basada en canales. Puede reunir todas las formas de trabajo bajo un mismo techo y asegurarse de que todo sea racionalizado y sin problemas.

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¿Es esto como la gestión de tareas con Trello y Asana?

La gestión de procesos empresariales no es ni la gestión de tareas (que se centra en tareas individuales) ni la gestión de proyectos (que maneja flujos únicos o impredecibles)

La gestión de tareas se refiere a la manipulación u organización de un conjunto de actividades que surgen de un proyecto. Estos proyectos suelen ser únicos e irrepetibles. Cuando estos proyectos están bien organizados como en el trabajo de construcción, se utiliza un software de gestión de proyectos como ‘Microsoft Project’. Trello y Asana son buenas herramientas para la gestión de tareas en proyectos ad-hoc.

La gestión de procesos empresariales se centra más en los procesos repetitivos y continuos que siguen un patrón predecible, o gestión de procesos.

¿Por qué importa la gestión de procesos de negocios?

Cuando los procesos de negocios de dejan desorganizados y sin sistematizar, pueden llevar al caos. A nivel individual, las personas sólo ven una parte de un proceso, y muy pocos pueden escanear y ver los efectos completos de un proceso, dónde comienza y termina, los datos clave necesarios, y dónde se encuentran los posibles cuellos de botella e ineficiencias.

Los procesos no gestionados perjudican a los negocios y conducen a uno o más de estos escenarios:

  • Tiempo perdido
  • Más errores
  • Culpa creciente
  • Falta de datos
  • Empleados desmoralizados

Aplicando la gestión de procesos de negocios las organizaciones pueden mejorar sus procesos y mantener todos los aspectos de las operaciones funcionando de manera óptima.

Ciclo BPM:

Business Process Management (BPM) Life Cycle

Aquí están los pasos en la gestión de procesos de negocios:

Paso 1: Diseñar

La mayoría de los procesos incluyen un procedimiento de recolección de datos y un flujo de trabajo para procesarlos. Construya su procedimiento e identifique quién será el dueño de cada tarea en el flujo de trabajo.

Paso 2: Modelar

Represente el proceso de manera visual. Fije detalles como plazos y condiciones para dar una idea clara de la secuencia de eventos, y el flujo de datos a través del proceso.

Paso 3: Ejecutar

Ejecute el proceso probándolo en vivo con un pequeño grupo primero y luego abriendolo a todos los usuarios. Asegúrese de restringir el acceso a la información sensible.

Paso 4: Monitorizar

Mantenga un ojo en el proceso mientras se ejecuta a través del flujo de trabajo. Use la métrica correcta para identificar el progreso, medir la eficiencia y localizar los cuellos de botella. 

Paso 5: Optimizar

A medida que se analiza, preste atención a cualquier cambio que se necesite hacer en su procedimiento o flujo de trabajo para hacerlos más eficientes.

Kissflow, nuestro software de seguimiento de procesos, puede ayudar a su empresa a estar constantemente al tanto de todos los procesos de negocio.

¿Cuáles son los diferentes tipos de gestión de procesos de negocios?

Los sistemas BPM pueden ser categorizados en base al propósito que sirven. Aquí están los tres tipos de gestión de procesos empresariales:

BPM centrado en la integración:

Este tipo de sistema de gestión de procesos empresariales maneja procesos que principalmente saltan entre sus sistemas existentes (por ejemplo, HRMS, CRM, ERP) sin mucha participación humana. Los sistemas de gestión de procesos empresariales centrados en la integración tienen amplios conectores y acceso a la API para poder crear procesos que se mueven rápidamente.

BPM centrado en el hombre:

El BPM centrado en los humanos es para aquellos procesos que son ejecutados principalmente por humanos. Estos a menudo requieren muchas aprobaciones y tareas realizadas por individuos. Estas plataformas se destacan por una interfaz con el usuario sencilla, notificaciones claras y un seguimiento fácil y rápido.

BPM centrado en el documento:

Estas soluciones de gestión de procesos empresariales se requieren cuando un documento (por ejemplo, un contrato o acuerdo) está en el centro del proceso. Permiten el enrutamiento, el formateo, la verificación y la firma del documento a medida que las tareas pasan por el flujo de trabajo.

La mayoría de los sistemas de gestión de procesos comerciales podrán incorporar elementos de cada uno de ellos, pero cada uno tendrá normalmente una especialidad.

¿Cuáles son los beneficios de incorporar la gestión de procesos de negocios?

Aquí están algunos de los principales beneficios de usar BPM en su negocio:

  • Ganar el control de procesos caóticos y poco manejables
  • Crear, mapear, analizar y mejorar los procesos de negocios
  • Ejecutar las operaciones diarias de manera más eficiente
  • Conseguir metas organizacionales más grandes
  • Moverse hacia la transformación digital
  • Mejorar y optimizar las operaciones enredadas
  • Seguir de cerca los elementos individuales a medida que se mueven a través de un flujo de trabajo

Ejemplos de gestión de procesos empresariales:

RRHH:

¿Alguna vez ha sentido que el proceso de incorporación a su organización es demasiado complejo y caótico? ¿Su departamento de RRHH pide a los candidatos que rellenen formularios en papel que los agotan? Esto se debe a que su departamento de RRHH carece del principio de Gestión de Procesos de Negocio (BPM). La aplicación de la gestión de procesos empresariales le ayuda a automatizar sus procesos de RRHH de principio a fin, reduciendo así los costes, el tiempo y los formularios en papel. A continuación se dan un par de ejemplos de cómo la gestión de procesos de negocio ayuda a su departamento de RRHH a mejorar sus procesos:

  • Aprobar las hojas de horarios de los empleados más rápido
  • Integrar a los nuevos empleados sin complicaciones

Ventas:

En la mayoría de las organizaciones, el equipo de ventas pasa una cantidad significativa de tiempo coordinándose con el equipo de Cuentas por Cobrar (AR), para conseguir la aprobación de las facturas de venta. Un pequeño error en las facturas, arruina la vida de los vendedores. Aquí es donde entra en escena la gestión de procesos comerciales, ya que automatiza el proceso de aprobación de facturas, eliminando así las posibilidades de errores manuales y las aclaraciones de ida y vuelta entre los vendedores y el equipo de AR. A continuación se presentan un par de escenarios en el departamento de ventas, donde la gestión de procesos empresariales puede ayudarles a racionalizar sus procesos:

  • Acorta los flujos de trabajo de su ciclo de ventas
  • Puntualidad con las cotizaciones y facturas

Finanzas:

El equipo de finanzas es el que es bombardeado con formularios en papel y correos electrónicos todos los días, ya que cualquier cosa que implique dinero tiene que pasar por ellos. Por ejemplo, si el equipo de gestión de activos quiere comprar 50 portátiles, envían la cotización que recibieron del vendedor al equipo de finanzas, para que la aprueben. Este es sólo un caso. Imagina, cuántos de esos correos electrónicos o formularios en papel estarían recibiendo diariamente de diferentes equipos. Sin un sistema, les resultaría muy complicado gestionar todo esto. El sistema de gestión de procesos empresariales (BPM) les ayuda a manejar todos estos procesos. A continuación se presentan un par de escenarios en el departamento de finanzas, donde la gestión de procesos de negocios resulta una salvación:

  • Aprobaciones con un solo clic para solicitudes de viaje
  • Personalización de los flujos de trabajo para escenarios únicos

Características que toda herramienta competente de gestión de procesos empresariales debería tener

  • Herramienta visual de diagramación de procesos
  • Diseñador de formularios de arrastrar y soltar
  • Control de acceso basado en roles
  • Soporte móvil
  • Potentes características de administrador
  • Single Sign-On (SSO)
  • Integración con los sistemas de software existentes
  • Informes y análisis
  • Rendimiento para grandes bases de usuarios
  • Métricas de rendimiento de los procesos

Necesita entender lo que un buen sistema de gestión de procesos empresariales debe tener, y lo que debe buscar. Busque las características clave de los diferentes proveedores y descubra sus requerimientos únicos.

Los 5 mejores programas de BPM: ¿cómo se comparan?

Ahora que sabes exactamente por qué es necesario un sistema BPM, la pregunta es cuál adquirir. Para ayudarte a hacer esta difícil elección, aquí hay una lista que hemos compilado. Verán 5 de nuestras mejores selecciones de software competente BPM, comparadas cabeza a cabeza.

NombrePopular entreDiseño de procesosTipo de implantaciónPreciosSoporte
NintexPYMEs, grandes empresasDiseño intuitivo basado en navegadorOn premisePor presupuestoNinguno (open-sourced)
Process MakerCorporaciones, gobiernos, and organizaciones buscando crecerBPMN 2.0Diferented ediciones de on premise y nubeDesde $1000/mes (usuarios ilimitados)Documentación en vídeo, email, webinars, chat instantaneo
KissflowPYMEs, mid-marketInterfaz de arrastrar y soltar centrada en el hombreBasado en la nubeDesde $390Documentación en vídeo, email, webinars, chat instantaneo
BizagiPYMEs, negocios medianos, empresasModelador BPMN Bizagi En la nube/on premiseLicencia de usuario permanente $800/año + $134 cuota de mantenimiento (o) licencia de usuario de 1 año por $311/añoBasico gratis (sin SLAs) o premium por un coste extra
Zoho CreatorFreelancers, PYMEs, y empresasGenerador de scripts para arrastrar y soltar fragmentos de códigoBasado en la web, on premise, o autohospeado$5-$15/usuario/mes (dependiendo de los planes de licencia)Correo electrónico, teléfono, formacióm, escalada de tickets

¿Es el BPM realmente caro?

Usualmente, sí. Un sistema de gestión de procesos empresariales (BPM) puede llegar a ser bastante complejo. Instalar una solución podría costar más de 250.000 dólares después de incluir los costos de tecnología y consultoría. Pero, el completo Kissflow comienza a sólo $390/mes para hacer el BPM mucho más asequible. Además, no hay cargos extras por el soporte. ¿Por qué no lo intenta? Elija un proceso que le haya costado automatizar y empiece hoy mismo con Kissflow.