Caso de estudio ESLA automatizando los pedidos de clientes

Cuando hablamos de automatización por primera vez, muchos clientes piensan que sólo está al alcance de las grandes corporaciones con cientos de empleados en varios países. Sin embargo, en todas las empresas pequeñas y medianas existen procesos que se pueden automatizar y que ahorran tiempo (y dinero) a tu empresa.

El problema principal es que los procesos de intercambio de información, validaciones, correos y gestiones quitan exactamente el mismo tiempo que otras tareas donde se aporta mucho más valor añadido y donde debemos enfocar los esfuerzos de toda la empresa.

Es por eso que uno de nuestros casos de éxito, la empresa ESLA, con 20 empleados y expertos en la fabricación de escaleras y plataformas especiales para unos sectores que conoce bien como el aeronáutico. Pero buscaban una forma de mejorar la productividad con la automatización de muchos procesos manuales que podían formar cuellos de botella.

  • Sector: Industrial
  • Empleados: 20 trabajadores
  • Descripción: Diseño, normalización y fabricación de escaleras, plataformas de trabajo y andamios móviles, en aluminio y otros materiales.
  • Actividad: Desarrollan proyectos a medida para todo tipo de sectores industriales como el ferroviario, el aeronáutico, las energías renovables o fabricantes de maquinaria.

¿Qué problema tenía la empresa?

Queríamos una solución que nos facilitara la creación y seguimiento de procesos clave para nuestra empresa a la vez que podía identificar donde estaban los cuellos de botella y ayudaba a aumentar la eficiencia y productividad. Hablamos de dinero, al fin y al cabo.
Somos una empresa pequeña de no mas de 10 trabajadores pero vimos fundamental documentar los procesos que ahora mismo hacíamos de forma manual.


La incidencia del Covid-19, ha sido el catalizador para que esto, que teníamos en la cabeza desde hace tiempo, lo lleváramos a cabo de forma inmediata con el consiguiente ahorro de tiempo/coste y el aumento de la eficiencia en los diferentes procesos que llevamos a cabo.

Carles, responsable de la implementación en ESLA

¿Cómo debía ser la solución?

Una solución de automatización no puede ser compleja para las personas que lo usen, porque crearía una dificultad añadida a un proceso que debería quedar solventado con su implementación. Utilizando herramientas no-code, y sin necesidad de conocimientos técnicos se debían implementar los procesos para todo el equipo de trabajo, además de estar conectado con aplicaciones de ERP o CRM para aprovechar la información y la tecnología con las que ya se cuenta.

Un ejemplo de automatización

Desde la implementación de la herramienta, el cliente ha podido automatizar ya más de 10 procesos de forma autónoma. En el inicio de la implementación, comenzamos con un proceso de creación de presupuesto entre varios departamentos.

Automatizar un presupuesto entre varios departamentos

Imagina lo siguiente. Tienes una lista de precios definidos para los productos que fabricas, pero eso no sirve cuando también atiendes pedidos a medida, como es el caso. Una vez que uno de nuestros comerciales recibe la solicitud del cliente, el documento pasa por varias fases.

Primer paso: Seguimiento del presupuesto

Una solicitud de presupuesto a medida no suele ser un proceso corto. Por eso es muy importante que mientras se produce todo esto, se informe al cliente debidamente para que no se sienta desatendido. Por eso generamos unos correos automáticos en los que el cliente recibe una respuesta temprana y automática, informándole de que hemos recibido la solicitud y la tramitamos con el equipo comercial.

Una vez que el equipo comercial recibe la solicitud, es necesario saber si el cliente se encuentra ya dentro de nuestro CRM, y si no es así, crearlo. Una vez hecho esto, se crea el nuevo código de presupuesto y se vuelve a informar al cliente de que ya está “en la cocina.”

Segundo paso: ¿Es un presupuesto complejo?

Cuando se solicita una fabricación a medida de uno de los productos, a veces el comercial no tiene la capacidad técnica de generar el presupuesto por sí mismo. Si el presupuesto no es complejo, no hay problema, el comercial podrá prepararlo, pero si no es así, el flujo continúa. Este es un punto importante ya que a partir de aquí, acudiremos a otros departamentos para proceder a enviar el presupuesto.

Tercer paso: ¿Requiere soporte?

El siguiente departamento en intervenir es el de producción, con su director a la cabeza. Será el encargado de analizar el caso. A veces tras su supervisión podrá realizar planos y obtener la toma de requisitos adecuada. En cuyo caso procederá a realizar los planos correspondientes y luego trasladarlos de nuevo al departamento comercial.

Pero hay veces, que el análisis de producción no es suficiente, y requiere asistencia del equipo de ingeniería. En ese caso el proceso se complica un poco más y tras el análisis del caso por parte de producción, pasa a una fase posterior donde el equipo de ingeniería finalmente da soporte, y completa todo el flujo de trabajo en el que de forma organizada, y automatizada, se ha generado un presupuesto a medida para un cliente.

Ventajas de la automatización de procesos

Con la automatización de este proceso, se obtuvieron las siguientes ventajas:

  1. El cliente está informado automáticamente de cada paso que su presupuesto va dando.
  2. Ahorro de tiempos y costes internos en gestiones
  3. Control de cuanto tiempo está el presupuesto en cada fase

De esta forma, se evitaban gestiones por correo improductivas y la imprecisión a la hora de conocer el estado de cada uno de los proyectos / presupuestos, pudiendo tener un control del flujo de trabajo de toda la empresa, sabiendo carga de trabajo y tiempo destinado a cada proceso

¿Te imaginas todo esto funcionando sólo?

Imagina ahora que no sólo automatizamos este proceso, sino todo el resto de procesos tediosos que se repiten una y otra vez en tu empresa y que provocan no sólo menos productividad sino errores. Imagina que el cierre de un proceso, concluye con el inicio de otro proceso distinto, como un seguimiento comercial de la oferta, o un proceso de onboarding de nuevo cliente en la que se trabaje la relación desde el comienzo.

Y precisamente éste fue uno de los puntos más interesantes para ESLA:

Kissflow no es solo un gestor de procesos, tiene creación de bases de datos, gestión de proyectos y hasta una forma de comunicación tipo red social para todos los usuarios. Nos impresiono lo fácil que es de manejar sin saber nada de código. Otra de las cosas que buscamos y nos gusto de Kissflow fue la calidad de soporte que teníamos. Grandes profesionales que sabían de los que hablaban

Carles, responsable de la implementación en ESLA

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