Cómo Cementos Molins automatizó el proceso de aprobación de inversiones para más de 52 fábricas [Caso de estudio]
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Reducción de errores
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Fábricas implicadas
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Seguridad de la información
“Con la ayuda de Kissflow España hemos conseguido optimizar algunos de los procesos donde intervenían más personas en la empresa. Hemos pasado de tener 30 correos semanales a tener todo centralizado en una herramienta.”
Carlos Cuesta
CEO Cementos Molins
Cliente: Cementos Molins
Sector: Construcción | De Barcelona a más de 8 países
Cementos Molins nació en 1928 con un objetivo: el de continuar el legado de las explotaciones de canteras y fabricación de cal y cemento natural de Pallejà, Vallirana y Sant Vicenç del Horts.
Tanto es así que Cementos Molins hoy realiza su actividad en España, Túnez, México, Bolivia, Argentina, Uruguay y Bangladesh. Centra su actividad en la fabricación, distribución y comercialización de cemento, hormigón, prefabricados de hormigón, morteros y áridos.
La integridad, eficiencia, pasión y respeto al medioambiente conforman los valores de la compañía, que se afana por crear soluciones tan innovadoras como sostenibles. Son más de 90 años en el sector buscando la mejora continua y la eficiencia.
El reto:
Automatizar un proceso en el que intervenían diferentes departamentos de más de 7 empresas
El organigrama de Cementos Molins tiene cierta complejidad.
Sólo en España, la compañía matriz cuenta con varias empresas, y cada una alberga sociedades que disponen de más de 52 plantas propias de producción.
Eso significa que cualquier inversión que se vaya a hacer en una de las plantas (por ejemplo, una ampliación), requiere la intervención de varios responsables y departamentos: desde la propia planta a la compañía que la engloba y, en el caso de inversiones de gran importancia, también la empresa matriz debe aprobarlas.
¿Cómo se gestionaba este proceso hasta ahora?
Hasta el momento, el procedimiento de solicitud de inversiones se ejecutaba con dos herramientas habituales en cualquier oficina Excel y el correo electrónico.
La sociedad que quería realizar una inversión, debía completar una plantilla de Excel como esta, y enviársela al superior más directo.
Dependiendo del importe de la inversión, y de otras condiciones, el Excel iba siendo reenviado entre departamentos, pudiendo a llegar a necesitar hasta 9 aprobaciones de departamentos superiores en la organización.
¿Qué problemas debía asumir la compañía con este sistema?
Considerando el alto volumen de datos a manejar, y el número de personas involucradas en el proceso, hacerlo así resultaba bastante ineficiente, además de tener otras desventajas muy importantes:
- Los reenvíos continuos de correos no facilitan el registro y la búsqueda de información concreta.
- Imposibilidad de adjuntar a la misma hoja de cálculo otros documentos importantes, como el estudio de viabilidad o las ofertas de proveedores.
- Escaso nivel de seguridad, ya que cualquier error en el reenvío de estos e-mails con información sensible sobre las inversiones de la compañía podía acabar en las manos equivocadas.
- Falta de control del estado de cada proceso, lo que impedía a las personas implicadas saber cuándo debían intervenir y en qué punto se encontraba la solicitud exactamente.
Además de la pérdida de tiempo y productividad derivada de las desventajas anteriores, una gran empresa como Cementos Molins necesitaba una solución más especializada para optimizar este proceso.
Debía ser una herramienta interna que agilizara el proceso y ofreciera más control del estado y seguridad en la custodia de la información.
“Cuando arrancamos la implementación teníamos miedo de que hubiese una carga excesiva de código, pero todo lo contrario. Todo el equipo se adaptó perfectamente a la nueva herramienta sin problemas. ”
Carlos Cuesta
CEO Cementos Molins
La solución
Un flujo de trabajo donde todo el mundo sabe quién hace qué
Cuando comenzamos nuestra consultoría con Cementos Molins, lo primero que hicimos fue definir este proceso de inversiones como la prioridad para
Hicimos un análisis exhaustivo del proceso, detectando bloqueos y fallos anteriores, cuellos de botella y responsables implicados.
Plasmamos este aprendizaje en un flujo del proceso ideal, que podía verse en este diagrama
Diseñado el flujo de trabajo ideal, implementamos Kissflow, nuestro software de gestión de procesos (BPM), con idea de organizar un flujo de trabajo ágil, centralizado y que se pudieran supervisar todas las personas y departamentos implicados. El proceso consistía en varios pasos:
El solicitante completa un formulario
El responsable de la planta completa un formulario, donde hace su solicitud de inversión, incluyendo los documentos necesarios:
- Estudio de rentabilidad
- Oferta de proveedores
- Estudio técnico
Además de otros campos relacionados con el clash flow de la compañía.
La solicitud llega sólo a quien debe aprobarla
La solicitud junto a los documentos anexos va llegando a los diferentes responsables (director de administración, director de departamento, CFO, o incluso el CEO) dependiendo de si ha recibido la aprobación del responsable anterior, y del volumen de la operación.
¿Solicitud aprobada?
Si la solicitud ha recibido el OK de todos los departamentos necesarios, pasa a una segunda fase, donde es recibida por el departamento de Contabilidad / SAP, y enviará un correo automáticamente al departamento
Además, el solicitante recibe una notificación indicándole que su solicitud ha sido aprobada.
De esta forma, más de 20 personas han podido intervenir en el proceso, sin necesidad de estar todas en copia de ningún correo electrónico, e interveniendo sólo cuando ha sido necesario.
“Con la ayuda de Kissflow España hemos conseguido optimizar algunos de los procesos donde intervenían más personas en la empresa. Hemos pasado de tener 30 correos semanales a tener todo centralizado en una herramienta.”
Juan Gómez
CTO, Cementos Molins
Resultados
Ahorro de 50 horas / semanales en aprobación de inversiones
Imagina dar todos los pasos que hemos mencionado arriba utilizando una herramienta como el correo electrónico y un Excel adjunto.
Simplemente se trata de una misión imposible.
¿Qué supuso la implementación de un flujo de trabajo en Kissflow para Cementos Molins?
Nuestro trabajo de consultoría e implementación técnica de un software de automatización de procesos empresariales, supuso varios beneficios prácticos en el día a día del cliente:
100% reducción de errores y desorganización
El flujo de trabajo queda organizado y visible por todas las partes involucradas en una única plataforma. El formulario de la solicitud no tiene que sufrir idas y venidas de un departamento a otro. Se localiza en un espacio de trabajo compartido donde pueden consultarlos todas las personas que deben trabajar en él. Además, podemos conocer en qué punto del proceso estamos en cada momento.
Ahorramos tiempo para la aprobación de inversiones en más de 50 fábricas
Cuando todos los responsables saben en qué punto se encuentra el proceso y cuándo deben intervenir, se solucionan muchas ineficiencias de comunicación que suponen una pérdida de tiempo. Y, por tanto, de dinero.
Seguridad de la información
Admitámoslo, el correo electrónico no es un canal del todo seguro. Aún más si se adjunta documentación sensible para la compañía. Cualquier despiste a la hora de reenviar el mail equivocado puede hacer que la información acabe en las manos equivocadas.
Con la implementación de una herramienta para la gestión de procesos empresariales, podrás hacer tu compañía mucho más segura además de cumplir con todas las normativas de protección de datos, teniendo control total sobre qué roles de la empresa pueden consultar qué información.
Mayor control y conocimiento del proceso
Además del ahorro del tiempo, la implementación de la solución permite adquirir mayor conocimiento del proceso en sí mismo.
Kissflow ofrece la posibilidad de tener el proceso medido por completo.
Nos arroja informes con métricas que permiten visualizar los resultados: fases del proceso, tiempo mínimo de cada una, tiempo máximo, tiempo medio, solicitudes rechazadas por cada departamento, solicitudes aprobadas, tareas retiradas…
Todos estos datos nos permiten ver en qué punto se suelen estancar las solicitudes, o si hay alguna paralizada en ese momento y cuánto tiempo lleva en tal estado. Ayudan a tomar decisiones objetivas y certeras.
La automatización de procesos ayudó a Cementos Molins a agilizar la aprobación de inversiones, con implicaciones directas sobre la productividad y la sensación de control de los responsables de todas las empresas que componen la matriz.
"Lo que más valoramos es todo el proceso de consultoría con el equipo de Kissflow España. No es que hayamos implementado una herramienta, es que hemos conseguido analizar todos los procesos de la compañía y ya sabemos cuáles serán los siguientes procesos a automatizar"
Juan Gómez
CTO, Cementos Molins