Consejos para implementar un sistema de gestión basado en procesos

Un sistema de gestión por procesos te permite mejorar el desempeño de la empresa, orientándola hacia una mejoría continua.

Sin embargo, cuando se quiere implementar este tipo de software, se presentan dudas sobre cómo hacerlo, ya que son muchos los elementos que se han de considerar.

Pero no te preocupes, hemos preparado para ti una serie de consejos que te ayudarán a implementar tu sistema de gestión de procesos o software BPM.

Quédate con nosotros y aprovecha nuestras recomendaciones.

¿QUÉ ES EL SOFTWARE BPM O SISTEMA DE GESTIÓN POR PROCESOS?

Un sistema de gestión por procesos, o software BPM, es una aplicación informática que te permite administrar y controlar, de una manera fácil e integrada, los flujos de trabajo que forman los procesos de una organización.

Estos programas, también llamados software de gestión de workflow (flujos de trabajo), ofrecen las siguientes ventajas:

  • Integración de tecnología. Permite integrar diferentes programas y tecnologías, que son necesarios para ofrecer respuesta a las necesidades de la empresa.
  • Integración de personas, procesos y tecnología. Facilita la interacción de todos los miembros de los equipos multidisciplinarios que participan en los procesos, a través de una única plataforma.
  • Automatización. Este tipo de software permite automatizar todas las actividades posibles, reduciendo los tiempos y costes de ejecución.
  • Control de Procesos. Permite definir y medir los indicadores KPI de cada proceso, pudiendo monitorizar su estado en todo momento, y facilitando las modificaciones cuando sean necesarias.

Este tipo de software facilita la gestión basada en procesos o BPM, combinando los beneficios de este modelo de gestión, con las ventajas de la automatización.

¿YA MANEJAS LA GESTIÓN POR PROCESOS O BPM?

Antes de hablar de la implementación del software, es necesario saber qué es la gestión de procesos, y si ya la estamos aplicando en la organización.

De no ser así, no te preocupes, te lo explicamos ahora mismo.

La gestión por procesos es un modelo de gestión, que busca que todo en la empresa esté orientado a la satisfacción del cliente, y a la mejora continua de la calidad.

Este enfoque de gestión, también llamado BPM por sus siglas en inglés (Business Process Management), aporta flexibilidad a la empresa y mejora la competitividad.

Asimismo, forma parte del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), planteado en el estándar internacional ISO 9001.

Para tal efecto, el software BPM te ayuda a aplicar esta norma, facilitando la obtención del certificado correspondiente.

CONSEJOS PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN POR PROCESOS

Ahora veremos una serie de consejos que te ayudarán a implantar en tu empresa, de manera exitosa, un sistema de gestión por procesos o software BPM:

ASEGÚRATE DE QUE PARTICIPAN TODOS LOS TRABAJADORES

La gestión por procesos o BPM busca integrar al personal, y orientarlo hacia el servicio al cliente, por lo que debe estar motivado a participar.

Al implementar un nuevo sistema, ten presente las implicaciones sociales y psicológicas que puede tener para los trabajadores, tales como el rechazo al cambio o el miedo a ser desplazado por la tecnología.

La mejor forma de que el personal se sienta motivado y se integre en el cambio, es prepararlo para que aprenda a usar el software, explicarle las ventajas que tendrá, aclarar sus dudas y valorar sus aportaciones.

DEFINE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Si no se ha hecho antes, este es un paso que no te puedes saltar, ya que es necesario tener definidos los procesos antes de poder automatizarlos.

La definición de los procesos de una organización conlleva una serie de pasos, donde se describen y se explica cómo se relacionan.

Para que tengas una idea general, la documentación de cada proceso debe explicar cuáles son sus actividades, entradas, salidas, personal asignado, recursos requeridos, el valor que añade y los indicadores KPI.

USA UN MAPA DE PROCESOS PARA PRESENTAR LA NUEVA ESTRUCTURA

El mapa de procesos también se elabora como parte de la definición de procesos. Y es una herramienta muy útil porque te permitirá mostrarle al personal, de una manera gráfica, la nueva estructura de trabajo.

En este mapa se muestran los tres tipos de procesos que tiene la empresa: claves o fundamentales, estratégicos y de soporte.

SELECCIONA LOS PROCESOS QUE AUTOMATIZARÁS

Si has completado, implementado y optimizado la definición de procesos, ya tienes todo lo que necesitas para identificar cuáles son los procesos que debes automatizar.

De no ser así, es fundamental que completes esos pasos, para que puedas aprovechar el potencial que este programa le puede brindar a tu empresa.

ESCOGE EL SOFTWARE BPM ADECUADO

Existe una amplia variedad de software BPM en el mercado, por lo que elegir uno que ofrezca las funcionalidades correctas para las necesidades de tu empresa, es un aspecto fundamental para tener éxito en la implantación.

Consulta con los proveedores y pregunta qué te pueden ofrecer para satisfacer tus requisitos.

Tómate el tiempo necesario para explorar las versiones de prueba, y asegurarte de que has encontrado el software adecuado antes de seguir adelante.

REALIZA UNA IMPLEMENTACIÓN PILOTO CON EL SOFTWARE DE BPM

Una vez escogido el software, selecciona un proceso o un área de implementación que te sirva de prueba, antes de hacerlo operativo para toda la organización.

En esta etapa podrás hacer los ajustes necesarios, y cuando ya lo tengas todo bajo control, podrás ampliar la implementación a los otros procesos que hayas seleccionado.

EVALÚA LOS BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN

Recuerda que el proceso de mejora de la calidad es continuo, por lo que se recomienda monitorizar con frecuencia los indicadores, ya que estos te ofrecerán información clave sobre el desempeño global de la empresa.

Si lograste implementar el software BPM de manera correcta, comenzarás a observar un incremento en la productividad.

Una de las ventajas del software BPM es la escalabilidad, así que podrá ir creciendo con tu empresa.

No te limites sólo a los indicadores, mantente en comunicación con el personal que está trabajando con el programa y solicítales su feedback.

¿TE QUEDA ALGUNA PREGUNTA?

Si tienes en cuenta todos estos consejos y los aplicas, tu sistema de gestión por procesos o software BPM será implementado de forma correcta, lo que se traducirá en una mejora del desempeño global de tu empresa.

No lo pienses más, y disfruta de las ventajas que te ofrece un sistema BPM.

¿Tienes alguna duda todavía? Con gusto te la resolveremos si contactas con nosotros.