¿Cuándo automatizar un proceso?

Con los numerosos cambios tecnológicos y económicos a los que nos enfrentamos, cada día más personas se plantean la automatización de procesos para aumentar la productividad y la competitividad de sus empresas.

Si ese es tu caso, puedes estarte preguntando: 

  • ¿Qué significa automatizar los procesos?
  • ¿Cuándo debo automatizar un proceso?
  • ¿Cómo elegir una solución de automatización en la nube?

A continuación te daremos respuesta a estas preguntas, así que acompáñanos y descubre si es el momento de automatizar los procesos de tu empresa.

¿QUÉ ES LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS?

En palabras sencillas, automatizar un proceso consiste en utilizar tecnología para aumentar su eficiencia, disminuyendo errores y utilizando un menor número de recursos humanos.

Por lo tanto, la automatización de procesos proporciona los siguientes beneficios:

  • Disminuye los tiempos de ejecución y los costes de producción.
  • Aumenta el control sobre los procesos.
  • El personal tiene más tiempo libre, que puede dedicar a añadir más valor a los clientes.
  • Mejora los indicadores de calidad.
  • Aumenta la satisfacción de los clientes y del personal.

En resumen, todo esto se traduce en un aumento de productividad para la empresa.

Hasta ahora suena muy bien, pero ¿cómo y cuándo automatizar un proceso? Empecemos por el cómo.

AUTOMATIZAR PROCESOS USANDO SOLUCIONES SAAS

Cada día es más fácil que las empresas puedan automatizar sus procesos a un menor coste, a través de soluciones SaaS (software como servicio).

Las aplicaciones SaaS son programas como Kissflow, que se encuentran alojados en la nube, pudiendo acceder a ellos desde cualquier lugar, a través de un navegador web, tal como Internet Explorer, Google Chrome o Mozilla Firefox. También tienen versiones para móviles.

Existen otros tipos de servicios en la nube, que ofrecen Infraestructura (IaaS) y Plataformas (PaaS) a las empresas para la automatización de sus procesos.

Una gran ventaja, es que al contratar cualquiera de estos servicios para tu empresa, los proveedores asumen los costes informáticos de actualización y mantenimiento.

¿Cuándo automatizar un proceso?

No siempre será posible automatizar todos los procesos al mismo tiempo, debido a los costes o al tamaño de la empresa, así que es importante conocer cuáles son los indicadores que nos dan a entender que un proceso debe ser automatizado.

Una empresa debería automatizar un proceso, cuando tiene por lo menos una de las siguientes características:

MANEJA GRANDES VOLÚMENES DE DATOS Y/O DOCUMENTOS

Cuando llevamos un gran volumen de datos en Excel y otras aplicaciones, llega un momento en que estas hojas de cálculo son insuficientes, lo que es un claro indicador de que el proceso debe ser automatizado.

También, cuando los procesos son manuales o conllevan el manejo de una gran cantidad de documentos, se producen retrasos y altos costes en papel e impresión.

En ambos casos, la automatización constituye una solución, permitiendo el ingreso digital de los datos y la digitalización de documentos, y optimizando el procesamiento de grandes cantidades de datos.

EXIGE LA PARTICIPACIÓN DE UN GRAN NÚMERO DE PERSONAS

Algunas veces, podemos observar procesos donde participan muchas personas, o en los que el personal se encuentra sobrecargado de trabajo.

Cuando esto ocurre, la automatización puede mejorar los procesos, permitiendo a la empresa gestionar de una mejor manera su talento humano.

LAS TAREAS SON RUTINARIAS O CONSUMEN MUCHO TIEMPO Y RECURSOS

En la empresa existen procesos que involucran tareas rutinarias, como la preparación de la nómina, la solicitud y aprobación de vacaciones, que pueden ser automatizados de una forma fácil, a través de aplicaciones SaaS como Kissflow o similares.

Optimizar estos procesos, así como otros que consumen gran cantidad de tiempo y recursos, contribuye a aumentar la productividad de la empresa.

EXISTE UN ALTO NÚMERO DE ERRORES

Los errores en la ejecución de una tarea, afectan de manera directa el desempeño y la rentabilidad de la empresa, en especial si no se detectan y corrigen a tiempo.

En estos casos, la automatización de un proceso puede disminuir de forma considerable los errores, o incluso eliminarlos en su totalidad, mejorando así la productividad.

ES NECESARIO MEJORAR LA CALIDAD DEL SERVICIO AL CLIENTE

Los procesos fundamentales de la empresa deben facilitar el seguimiento de los clientes, y asegurar una rápida comunicación entre ellos y la empresa.

Las soluciones SaaS ofrecen alternativas de automatización CRM (gestión de las relaciones con los clientes), que permiten mejorar la calidad del servicio.

SE REQUIERE AUMENTAR EL ACCESO A LA INFORMACIÓN

Cuando las empresas tienen procesos donde participan varias personas, tanto en forma presencial como a distancia, es necesario garantizar el acceso a la información en todo momento.

La automatización de procesos, a través de soluciones en la nube, garantiza que todo el personal pueda conectarse a los sistemas desde cualquier lugar.

ES NECESARIO AUMENTAR EL CONTROL DE PROCESOS

Con el dinamismo de los mercados de hoy, se hace necesario que los directivos de una empresa puedan monitorizar todos los procesos y medir sus resultados, para saber el estado general de la empresa en tiempo real.

La automatización permite tener los históricos de los cambios de estado de todas las tareas, además de distintas herramientas de control y monitoreo de procesos.

Todos estos indicadores te dan una clara idea sobre cuándo automatizar un proceso en tu empresa.

En la actualidad existe una amplia variedad de soluciones en la nube, que te permitirán automatizar, de forma fácil y rápida, cualquier proceso.

Tan solo es cuestión de elegir la aplicación y el proveedor correctos.

¿CÓMO ELEGIR UNA SOLUCIÓN DE AUTOMATIZACIÓN PARA TU EMPRESA?

Ten presente que, antes de aventurarte a comprar una solución, tienes que tener bien definido el proceso que quieres automatizar.

Esto es muy importante, ya que permitirá a los proveedores que consultes poder ofrecerte la solución de automatización de procesos adecuada, además de facilitar tu selección.

En general, al elegir tu nueva solución de automatización asegúrate de que:

  • Proporcione la solución adecuada para el proceso o procesos que quieres automatizar.
  • Sea compatible con la tecnología que ya tienes en funcionamiento, y que pueda integrarse con esta.
  • Sea intuitiva y ofrezca facilidad de uso.
  • El proveedor ofrezca mantenimiento, actualización y soporte, en lo posible, las 24 horas todos los días del año.
  • Sea escalable, es decir, que tenga la posibilidad de ampliar su tamaño o capacidad de trabajo, sin dejar de funcionar.

Para finalizar, recuerda que la solución para la automatización de procesos que selecciones no solo debe satisfacer los requerimientos actuales, sino que también debe adaptarse a las proyecciones de la empresa a corto y largo plazo.