Qué es un Digital Workplace y qué beneficios tiene

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¿Una moda o una tendencia?

Este término que empieza a estar de moda y constituir tendencia, puede ser ambiguo y en ocasiones levantar falsas expectativas. Vamos a intentar aportar nuestro granito de arena para que esto no ocurra explicando como concebimos nosotros el “Digital Workplace”.

El “lugar de trabajo digital” o “escritorio digital” es un concepto que permite a las empresas alinear la tecnología, los empleados y los procesos empresariales. El fin es mejorar la eficiencia operacional y cumplir los objetivos de la organización.

El lugar de trabajo digital es un término amplio que incluye cualquier dispositivo, software o plataforma que las personas usan en su trabajos.

Pero claro, hasta aquí se podría decir lo mismo de un ERP por ejemplo. Porque también alinea los procesos las personas y la tecnología. ¿Cierto?

Sin embargo, uno de los objetivos del lugar de trabajo digital es “mejorar la colaboración, la participación de los empleados, la productividad, la gestión de contenidos y los procesos”. Donde las palabras clave son colaboración, participación y productividad.

Para conseguir esto necesariamente debemos generar entornos de trabajo que integren, de forma eficiente, las herramientas digitales necesarias para conseguir que los empleados participen, colaboren y gestionen sus procesos. Nosotros pensamos que la mejor forma de llegar a eso es, sencillamente, con un único software que aúne todas las características indicadas (colaboración, participación, gestión de contenidos y gestión de procesos).

Es justamente lo que hace Kissflow Digital Workplace.

Debido al crecimiento de las estrategias de movilidad, trabajo en remoto y traer su propio dispositivo (BYOD), el concepto de lugar de trabajo digital seguirá evolucionando hacia “descomplicar” e “integrar” funciones en un mismo software.

Algunas aplicaciones específicas de Digital Worplace podrían ser:

  • La implementación de una oficina sin papel, que se centra en la sustitución de los procesos en papel por flujos de trabajo digitales.
  • Herramientas de almacenamiento eficientes, como el intercambio de archivos en la nube y los archivos electrónicos.
  • Programas de gestión documental
  • Reserva de salas de conferencias o videoconferencias
  • Calendarios en línea que pueden ser sincronizados a múltiples cuentas o plataformas.
  • Funciones de inicio de sesión único (SSO).
  • Herramientas digitales de colaboración en equipo, como la mensajería instantánea.

Muchas de estas cosas están ya incluidas en herramientas como Kissflow Digital Workplace.

Inspección técnica desde el móvil
Captura de pantalla de Kissflow Digital Workplace

Ventajas y desventajas de un Digital Workplace

El cambio del papel a digital ofrece el potencial de automatización que ahorra trabajo. También aporta un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal para los empleados que pueden trabajar a distancia. Por ejemplo, una oficina de inspección ambiental podría sustituir los informes en papel por aplicaciones que permitan a los inspectores producir informes a distancia con dispositivos móviles. Esto elimina la manipulación física del informe y permite ver los datos en tiempo real y responder mientras el inspector está todavía en el lugar.

Los lugares de trabajo digitales también permiten a las empresas reducir su huella física; por lo tanto, se reducen los costos operacionales, ya que se sustituyen procesos como el almacenamiento de documentos y la colaboración de los empleados. Además, los estudios realizados hasta la fecha han demostrado que los lugares de trabajo digitales eficaces pueden atraer más talento, aumentar la productividad individual y aumentar la retención de los empleados.

Sin embargo, el lugar de trabajo digital tiene sus inconvenientes. Si bien hay plataformas que ayudan a facilitar la colaboración virtual, la interacción social puede sufrir cuando los empleados no están físicamente en la misma habitación, lo que hace que los esfuerzos de colaboración sean menos eficaces. Además, hacer que los procesos se digitalicen y la información se almacene en un servidor remoto puede crear, en lugar de resolver, problemas de seguridad y cumplimiento en algunas industrias.

Cómo implementar un Digital Workplace

El primer paso para implementar un lugar de trabajo digital es identificar las necesidades tecnológicas de los empleados y de la organización en su conjunto. La tecnología es un componente central de las iniciativas de los lugares de trabajo digitales, pero también requiere una planificación previa de la forma en que los procesos empresariales se traducirán a lo digital mediante la aplicación de un software con una funcionalidad que se ajuste a la tarea en cuestión y una experiencia de usuario que los empleados estén dispuestos a adoptar como parte de su día de trabajo.

Una vez definidos los objetivos del lugar de trabajo digital, es importante elegir una tecnología que sea intuitiva para los empleados. Por ejemplo, el software debe imitar la funcionalidad de aplicaciones familiares como las redes sociales. El personal de TI debe estar capacitado para mantener todas las nuevas iniciativas actualizadas y tan ágiles como sea posible. O, en su defecto, elegir un software que no necesite conocimientos técnicos avanzados para su implantación y mantenimiento. Uno de los llamados “no code” que no requiera programación.

Ahora ya sabemos lo que es un Digital Workplace así que por último, los lugares de trabajo digitales deben estar al tanto de las prácticas en evolución y de la tecnología inteligente emergente, aplicándolas siempre que sea apropiado. Elegir un fabricante de software que mantenga la aplicación en continua actualización es esencial.