La guía definitiva sobre procesos de negocio

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Todo el mundo habla de procesos de negocio, pero sigue habiendo mucha confusión con respecto a ellos. Para proporcionar algo de claridad, aquí está toda la información que necesitará con respecto a lo que son, y por qué su negocio necesita entenderlos.

¿Qué es un proceso de negocio?

Un proceso de negocio es una serie de pasos realizados por un grupo de partes interesadas para lograr un objetivo concreto. Cada paso de un proceso empresarial denota una tarea asignada a un participante. Es el bloque de construcción fundamental para varias ideas relacionadas, como la gestión de procesos de negocio, la automatización de procesos, etc.

Si bien hay una miríada de cosas escritas y dichas sobre la gestión de procesos de negocio, es esencial entender por qué son tan importantes para su negocio.

La importancia de los procesos de negocio

La necesidad y las ventajas de un proceso de negocio son bastante evidentes en las grandes organizaciones. Un proceso forma la línea de vida para cualquier negocio y le ayuda a optimizar las actividades individuales, asegurándose de que los recursos se ponen a un uso óptimo.

Razones clave para tener procesos de negocio bien definidos

  • Identifique qué tareas son importantes para sus objetivos de negocio más grandes
  • Mejorar la eficiencia
  • Optimice la comunicación entre personas/funciones/departamentos
  • Establecer aprobaciones para garantizar la rendición de cuentas y un uso óptimo de los recursos
  • Evite que el caos se cuele en sus operaciones diarias
  • Estandarizar un conjunto de procedimientos para completar tareas que realmente importan a su negocio

Un ejemplo de un proceso de negocio

Como ejemplo, consideremos el proceso de contratación de un departamento de recursos humanos. Desde la publicación de la oferta de trabajo hasta la incorporación del empleado, hay varios pasos involucrados en el proceso. Aunque esto puede variar de una organización a otra, un flujo de trabajo simple podría tener este aspecto:

  • El ejecutivo de recursos humanos publica la actualización del trabajo
  • Se aplican varios candidatos en un portal
  • El ejecutivo de RRHH filtra a los candidatos y filtra los mejores ajustes
  • Los candidatos seleccionados son convocados para las siguientes etapas de la contratación
  • El candidato adecuado se elige en la última etapa de la contratación
  • Se llevan a cabo negociaciones salariales y políticas
  • Se envía la carta de oferta y el candidato acepta

Esto es seguido por un largo proceso de incorporación de empleados.

Los 7 pasos del ciclo de vida del proceso de negocio

Paso 1: Define tus objetivos

¿Cuál es el propósito del proceso? ¿Por qué se creó? ¿Cómo sabrás si tiene éxito?

Paso 2: Planifica y mapa tu proceso

¿Cuáles son las estrategias necesarias para alcanzar los objetivos? Esta es la hoja de ruta general para el proceso.

Paso 3: Establecer acciones y asignar partes interesadas

Identifique las tareas individuales que sus equipos y máquinas deben realizar para ejecutar el plan.

Paso 4: Prueba el proceso

Ejecute el proceso a pequeña escala para ver cómo funciona. Observe las lagunas y realice ajustes.

Paso 5: Implementar el proceso

Comience a ejecutar el proceso en un entorno activo. Comunicarse adecuadamente y capacitar a todas las partes interesadas.

Paso 6: Monitorear los resultados

Revisar el proceso y analizar sus patrones. Documente el historial del proceso.

Paso 7
: Repetir Si el proceso es capaz de alcanzar los objetivos establecidos para él, replicarlo para futuros procesos.

Beneficios del uso de software de procesos de negocio

Las soluciones BPM están diseñadas de manera única para aumentar la eficiencia de los procesos en todas las verticales y organizaciones. Implementarlos trae una serie de beneficios para el negocio, tales como:

Reducción de riesgos

El software BPM ayuda a prevenir y corregir errores y cuellos de botella, minimizando así los riesgos.

Eliminación de los despidos

Los procesos de supervisión permiten la identificación y eliminación de tareas duplicadas. La implementación del software BPM también mejora la asignación de recursos para garantizar que el esfuerzo humano se invierta solo en tareas relevantes.

Costos minimizados

La mejora de la visibilidad de los procesos ayuda a concentrarse en el gasto derrochador. De esta manera, los costos se mantienen al mínimo y se aumentan los ahorros.

Colaboración mejorada

La transparencia fomentada por el software BPM impulsa la colaboración entre equipos internos, así como proveedores y compradores externos. Todo el mundo es consciente de las responsabilidades, así como de los plazos y cuellos de botella.

agilidad

Los procesos optimizados permiten una mayor agilidad en las operaciones organizacionales. Los errores, cuellos de botella y duplicación minimizados facilitan tiempos de respuesta más rápidos.

Mejora de la productividad

Cuando los procesos son shipshape, las aprobaciones son más rápidas y la recuperación de información es más fácil. Las tareas se enrutan secuencialmente sin intervención humana. Estos beneficios aumentan significativamente la productividad de los equipos.

Mayor eficiencia

Los cuadros de mando completos en el software BPM proporcionan una vista de pájaro del rendimiento del proceso. Ayuda a los gerentes a garantizar que los tiempos de respuesta sean cortos y los niveles de precisión sean altos.

Mayor cumplimiento de normas

Con el software BPM, es más fácil y metódico crear pistas de auditoría y cumplir con las regulaciones y estándares de la industria.

¿Cuáles son los atributos esenciales de un proceso de negocio ideal?

Hay 4 atributos esenciales que constituyen un proceso de negocio ideal:

1. Finito – Un buen proceso de negocio tiene un punto de partida y un punto final bien definidos. También tiene un número finito de pasos.

2. Repetible : un buen proceso de negocio se puede ejecutar un número indefinido de veces.

3. Crea valor – En última instancia, tiene como objetivo traducir la creación de valor en tareas ejecutables y no tiene ningún paso en el proceso sólo por el hecho de que. En otras palabras, si algún paso en el proceso no agrega valor, no debería existir.

4. Flexibilidad – Tiene una naturaleza incorporada para ser flexible al cambio y no es rígido. Cuando hay algún margen de mejora que se identifica, el proceso permite que ese cambio sea absorbido dentro de sí mismo sin afectar operativamente tanto a sus partes interesadas

¿Cuáles son algunos términos relacionados con el proceso de negocio?

La automatización de procesos de negocio es una estrategia impulsada por la tecnología para automatizar un proceso de negocio con el fin de lograrlo con un costo mínimo y en un tiempo más corto. Es extremadamente útil para procesos de negocio simples y complejos. Algunas áreas en las que la automatización de procesos de negocio es muy útil son:

  • Lograr una mayor eficiencia
  • Reducción del error humano
  • Adaptación a las cambiantes necesidades del negocio
  • Clarificación de las funciones y responsabilidades laborales

BPM es un enfoque sistemático para hacer que los procesos de una organización sean más eficientes y dinámicos con el fin de satisfacer las necesidades cambiantes del negocio. La mejora continua es una de las filosofías subyacentes centrales de BPM y su objetivo es ponerla en el centro de todas las iniciativas de BPM. BPM es un enfoque continuo para mejorar continuamente la ejecución de los procesos de negocio. Varias soluciones de software en la nube y on-premise están disponibles para implementar BPM.

El modelado de procesos de negocio es una representación esquemática/estructural del flujo de actividades empresariales en una organización o función dentro de una organización. Su uso principal es documentar y establecer como referencia el flujo actual de actividades a fin de identificar mejoras y mejoras para la realización rápida de las tareas. Por lo general, siguen un estándar como business process modeling notation (BPMN), que es un estándar aceptado globalmente con el que la mayoría de los profesionales de procesos se identifican fácilmente. Sin embargo, el software de modelado de procesos como Kissflow permite incluso a un usuario de negocios modelar un proceso basado en los pasos del negocio, sin tener que conocer ninguna notación de modelado.

La mejora de los procesos de negocio es una iniciativa de planificación estratégica que tiene como objetivo remodelar los procesos de negocio en función de las operaciones, los niveles de complejidad, las habilidades de los empleados, etc. con el fin de hacer que todo el proceso sea más significativo, eficiente y contribuir al crecimiento general del negocio. Es una forma bastante drástica de redescubrir formas más eficientes de ejecutar un proceso de negocio en lugar de tomar pequeños pasos incrementales. Por lo general, comienza con el mapeo de procesos y su objetivo principal es alinear los recursos de TI con los objetivos empresariales de la organización. Hay muchas herramientas de mejora de procesos en el mercado que lo ayudarán con esto.

La reingeniería de procesos de negocio es un rediseño completo de los procesos de negocio después de un análisis exhaustivo con el fin de lograr un impacto drástico. Implica identificar el núcleo de la ineficiencia, eliminar las tareas que no agregan ningún valor e incluso implementar un cambio de arriba a abajo en la forma en que se diseña un proceso para lograr una transformación general.

La optimización de procesos de negocio toma un proceso existente y utiliza herramientas de análisis y minería de procesos de negocio para eliminar cuellos de botella y otras ineficiencias significativas en un proceso.

La asignación de procesos de negocio es un procedimiento para documentar, aclarar y dividir las secuencias de procesos en pasos lógicos. El mapeo se realiza en formato escrito o se visualiza utilizando diagramas de flujo. Elija un software de mapeo de procesos que permita a los usuarios de negocios mapear todos los procesos basados en pasos lógicos con una interfaz visual intuitiva.

El análisis de procesos de negocio es el proceso de identificar los requerimientos del negocio y decidir las soluciones que mejor resuelven los problemas del negocio. Esto puede consistir en la mejora de procesos, el desarrollo de políticas, el cambio organizacional o la planificación estratégica.

La integración de procesos de negocio es la capacidad de definir un modelo de proceso que define la secuencia, la jerarquía, los eventos y la lógica de ejecución y el movimiento de información entre sistemas que residen en la misma empresa.

La simulación de procesos de negocio es una herramienta para el análisis de procesos de negocio para medir el rendimiento, probar el diseño de procesos, identificar cuellos de botella, probar cambios y encontrar cómo funciona un proceso en diferentes condiciones ambientales con diferentes conjuntos de datos.

La transformación de procesos de negocio es un término que significa cambiar radicalmente una serie de acciones necesarias para cumplir con un objetivo de negocio específico. Esto tiene como objetivo garantizar que los empleados, los objetivos, los procesos y las tecnologías de una empresa estén en línea entre sí.

El flujo de proceso de negocio es una representación del proceso que está creando. Por lo general, parece un formulario o diagrama de flujo. Cada flujo de proceso de negocio se compone de etapas y, dentro de cada fase, hay campos (o pasos) que completar.

La supervisión de procesos de negocio es la supervisión activa de los procesos y la actividad para ayudar a la administración a obtener información sobre transacciones y procesos importantes dentro de una empresa. Esto ayuda a la administración a comprender cómo funcionan sus procesos y si están alineados con los objetivos comerciales de la empresa.

Es hora de crear sus procesos de negocio

Los procesos de negocio bien diseñados establecen a sus equipos en el camino hacia el éxito. Todos tienen claras sus funciones y responsabilidades y trabajan con una visión clara hacia el objetivo final.

Las situaciones en las que las empresas contratan costosos consultores para diseñar procesos de negocio se están desvaneciendo. No desea que otra persona cree un proceso de negocio para usted cuando usted es el experto que conoce la parte de su negocio.

¿Sabías que puedes crear un proceso de negocio en 15 minutos con Kissflow Process? La plataforma sin código lo mantiene simple al tiempo que le permite diseñar procesos de negocio sofisticados. Pruébalo y mira lo fácil que es.