Todo lo que necesitas saber para elegir el software de BPM adecuado

Elegir el Software de gestión de flujos de trabajo correcto solía ser fácil. Sólo había unos pocos vendedores y no tenías muchas opciones.

Sin embargo, hoy en día hay docenas de opciones en lo que respecta al software de gestión de procesos empresariales para ayudarle a gestionar sus procesos y ser más eficiente.

Si bien la mayoría de estos instrumentos ayudan a transformar las organizaciones, lo hacen de muchas maneras diferentes: algunos se centran en los flujos de trabajo visuales para cada proceso, otros en la documentación y los formularios digitales, y otros en la vigilancia y el seguimiento de cada etapa del proceso.

El reto de elegir el sistema BPM adecuado radica en tener en cuenta el contexto único de los procesos de su empresa y necesita averiguar cuál de estas muchas herramientas es la adecuada para usted.

3 claves para hacer la elección correcta del software BPM

Estos son los tres factores principales que debe considerar antes de tomar una decisión final sobre el software BPM que va a utilizar.

Personas

¿Son las personas que van a crear los procesos automatizados analistas de BPM, o usuarios de negocios comunes? Algunos sistemas BPM son creados para programadores o para aquellos que conocen el lenguaje de modelado como BPMN 2.0 o DMN 1.1. Otros, como Kissflow, están hechos para que cualquiera en la organización los use.

Considera también a los otros que van a usar el sistema. Si empiezas a enviar solicitudes de aprobación al Vicepresidente de Marketing, ¿podrá entender la interfaz? ¿Necesita una opción móvil? Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a decidir qué tipo de sistema BPM necesita.

Proceso

A continuación, analiza el problema o los problemas que quieres resolver: ¿es la velocidad de procesamiento, la reducción de errores, una mayor transparencia o tareas más automatizadas? ¿Hay algún requisito de propiedad exclusivo de tu empresa que simplemente no se pueda ignorar (aspectos de cumplimiento obligatorio, por ejemplo)? Dependiendo de tu respuesta, puede optar por algo que funcione para la mayoría de las empresas casi todo el tiempo; o bien, necesitará una solución de gestión de procesos empresariales más personalizada y hecha a medida.

También puede considerar el resultado final de su proceso. Si siempre necesita crear un documento fusionado al final, entonces el software BPM que se centra en el documento será una buena idea. Si estás coordinando personas, entonces un sistema BPM centrado en el ser humano es mejor.

Costo

Finalmente, el software BPM que elijas debe ajustarse a tu presupuesto. Algunos programas de gestión de procesos empresariales son innecesariamente complicados en lo que respecta a los precios, mientras que otros son innecesariamente altos. Además del costo de la plataforma, debes considerar si hay algún costo adicional de implementación, soporte o consultoría. Haz tus deberes para obtener la aprobación de tu director financiero para el software de BPM que desees y llegua a un entendimiento claro.

¿Hiciste tu lista? Ahora compruébala dos veces

Mientras consideras las características críticas sin las que no puedes vivir en absoluto en el software de BPM, comprueba las que son más importantes para usted. Revisa una tabla práctica que compara todos los mejores proveedores de software de BPM, y considera la cantidad de capacitación que se requiere para los usuarios de a bordo.

La decisión sobre qué software de gestión de procesos empresariales adoptar es un punto de inflexión crítico en el arco de crecimiento de una organización y no puede tomarse a la ligera. Debe hacerse de forma deliberada e intencionada. Si bien hay muchas opciones, muchas de ellas no encajan bien.

En esta búsqueda de lo mejor, echa un vistazo a Kissflow, un software de BPM centrado en el ser humano y basado en la nube, construido para ser fácil de usar para todos en la organización.

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