Una visión completa de la gestión de procesos empresariales (BPM)

La gestión de los procesos empresariales es un enorme desafío en la mayoría de las organizaciones. Las empresas no están invirtiendo suficientes esfuerzos en la racionalización de sus procesos debido a la falta de conciencia sobre sus repercusiones. A continuación se presenta una guía definitiva para gestionar sus procesos empresariales con la ayuda de la automatización.

¿Qué es la gestión de procesos empresariales (BPM)?

La Gestión de Procesos Empresariales (BPM por sus siglas en inglés) es la forma en que una empresa crea, edita y analiza los procesos predecibles que constituyen el núcleo de su negocio.

Cada departamento de una empresa es responsable de tomar alguna materia prima o datos y transformarlos en otra cosa. Puede haber una docena o más procesos centrales que cada departamento maneja.

Con la Gestión de Procesos Empresariales, una empresa da un paso atrás y mira todos estos procesos en total e individualmente. Analiza el estado actual e identifica las áreas de mejora para crear una organización más eficiente y eficaz.

¿En qué se diferencia Kissflow de otras herramientas BPM?

Business Process Management Definition

A diferencia de otras herramientas BPM que le ayudan a gestionar sólo procesos estandarizados, Kissflow ofrece a sus usuarios una plataforma única que combina flujos de trabajo estructurados pero continuos (proceso), flujos de trabajo manuales (caso) y flujos de trabajo estructurados y únicos (proyecto). Todo ello unido a una herramienta de colaboración basada en canales. Puede reunir todas las formas de trabajo bajo un mismo techo y asegurarse de que todo se agilice y se desarrolle sin problemas.

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¿Es como la gestión de tareas con Trello y Asana?

La gestión de procesos empresariales no es ni la gestión de tareas (que se centra en tareas individuales) ni la gestión de proyectos (que maneja flujos puntuales o impredecibles).

La gestión de tareas se refiere a la manipulación u organización de un conjunto de actividades que surgen de un proyecto. Estos proyectos suelen ser únicos e irrepetibles. Cuando estos proyectos están bien organizados, como en los trabajos de construcción, se utiliza un software de gestión de proyectos como “Microsoft Project”. Trello y Asana son buenas herramientas para la gestión de tareas en proyectos ad-hoc.

La Gestión de Procesos Empresariales se centra más en los procesos repetitivos y continuos que siguen un patrón predecible, o gestión de procesos.

¿Por qué es importante la gestión de los procesos empresariales?

Cuando se dejan sin organizar y sin sistematizar, los procesos empresariales deficientes pueden conducir al caos. A nivel individual, las personas sólo ven una parte de un proceso, y muy pocos pueden escanear y ver los efectos completos de un proceso, dónde comienza y termina, los datos clave necesarios y dónde se encuentran los posibles cuellos de botella e ineficiencias.

Los procesos caóticos no gestionados perjudican a los negocios y conducen a uno o más de estos escenarios:

  • Tiempo desperdiciado
  • Más errores
  • Aumento de la culpa
  • Falta de datos
  • Empleados desmoralizados

Ciclo de vida de BPM:

BPM Life Cycle:

Business Process Management (BPM) Life Cycle

Aquí están los pasos de la gestión de procesos empresariales:

Paso 1: Diseño

La mayoría de los procesos incluyen un formulario para recoger datos y un flujo de trabajo para procesarlos. Construya su formulario e identifique quién será el dueño de cada tarea en el flujo de trabajo.

Paso 2: Modelo

Representar el proceso en un diseño visual. Fijar detalles como plazos y condiciones para dar una idea clara de la secuencia de eventos, y el flujo de datos a través del proceso.

Paso 3: Ejecutar

Ejecutar el proceso probándolo en vivo con un pequeño grupo primero y luego abrirlo a todos los usuarios. Asegúrate de restringir el acceso a la información sensible.

Paso 4: Monitorear

Vigila el proceso a medida que se desarrolla en el flujo de trabajo. Utiliza las métricas correctas para identificar el progreso, medir la eficiencia y localizar los cuellos de botella.

Paso 5: Optimizar

A medida que analice, note cualquier cambio que deba hacerse en su formulario o flujo de trabajo para que sea más eficiente.

Kissflow, nuestro software de seguimiento de procesos, puede ayudar a su empresa a estar constantemente al tanto de todos los procesos empresariales.

¿Cuáles son los distintos tipos de gestión de procesos empresariales?

Los sistemas BPM pueden ser categorizados en base al propósito al que sirven. Aquí están los tres tipos de gestión de procesos de negocio:

BPM centrado en la integración:

Este tipo de sistema de gestión de procesos de negocios maneja procesos que principalmente saltan entre sus sistemas existentes (por ejemplo, HRMS, CRM, ERP) sin mucha participación humana. Los sistemas de gestión de procesos empresariales centrados en la integración tienen amplios conectores y acceso a la API para poder crear procesos que se mueven rápidamente.

BPM centrado en el ser humano:

El BPM centrado en el ser humano es para aquellos procesos que son ejecutados principalmente por humanos. Estos a menudo tienen muchas aprobaciones y tareas realizadas por individuos. Estas plataformas destacan por una interfaz de usuario amigable, notificaciones fáciles y un rápido seguimiento.

BPM centrado en el documento:

Estas soluciones de gestión de procesos empresariales se requieren cuando un documento (por ejemplo, un contrato o acuerdo) está en el centro del proceso. Permiten el enrutamiento, el formato, la verificación y la firma del documento a medida que las tareas pasan por el flujo de trabajo.

La mayoría de los sistemas de gestión de procesos podrán incorporar elementos de cada uno de ellos, pero cada uno tendrá normalmente una especialidad.

¿Cuáles son los beneficios de incorporar la gestión de procesos de negocios?

Aquí están algunos de los principales beneficios de usar BPM en su negocio:

  • Ganar el control de procesos caóticos y poco manejables
  • Crear, mapear, analizar y mejorar los procesos de negocios
  • Ejecutar las operaciones diarias de manera más eficiente
  • Realizar metas organizacionales más grandes
  • Moverse hacia la transformación digital
  • Mejorar y optimizar las operaciones enredadas
  • Seguir de cerca los elementos individuales a medida que se mueven a través de un flujo de trabajo

Ejemplos de gestión de procesos empresariales:

RRHH:

¿Alguna vez ha sentido que el proceso de incorporación de su organización es demasiado complejo y caótico? ¿Su departamento de RRHH pide a los candidatos que rellenen formularios en papel que los agotan? Esto se debe a que su departamento de RRHH carece del principio de Gestión de Procesos de Negocio (BPM). La aplicación de la gestión de procesos empresariales le ayuda a automatizar sus procesos de RR.HH. de principio a fin, reduciendo así los costes, el tiempo y los formularios en papel. A continuación se dan un par de ejemplos de cómo la gestión de procesos de negocio ayuda a su departamento de RRHH a mejorar sus procesos:

  • Aprobar las hojas de horarios de los empleados más rápido
  • Recibir a los nuevos empleados sin complicaciones

Ventas:

En la mayoría de las organizaciones, el equipo de ventas pasa una cantidad significativa de tiempo coordinándose con el equipo de Cuentas por Cobrar (AR), para conseguir la aprobación de las facturas de venta. Incluso un pequeño error en las facturas, arruina la vida de los vendedores. Aquí es donde entra en escena la gestión de procesos comerciales, ya que automatiza el proceso de aprobación de facturas, eliminando así las posibilidades de errores manuales y las aclaraciones de ida y vuelta entre los vendedores y el equipo de AR. A continuación se presentan un par de escenarios en el departamento de ventas, donde la gestión de procesos empresariales puede ayudarles a racionalizar sus procesos:

  • Acorta los flujos de trabajo de su ciclo de ventas
  • Sea puntual con las cotizaciones y facturas

Finanzas:

El equipo de finanzas es el que es bombardeado con formularios en papel y correos electrónicos todos los días, ya que cualquier cosa que implique dinero tiene que pasar por ellos. Por ejemplo, si el equipo de gestión de activos quiere comprar 50 portátiles, envían la cotización que recibieron del vendedor al equipo de finanzas, para que la aprueben. Este es sólo un caso. Imagina, cuántos de esos correos electrónicos o formularios en papel estarían recibiendo diariamente de varios equipos. Sin un sistema, les resultaría muy complicado gestionar todo esto. El que les ayuda a gestionar estos procesos es esencialmente el sistema de gestión de procesos empresariales (BPM). A continuación se presentan un par de escenarios en el departamento de finanzas, donde la gestión de procesos de negocios viene como una gracia salvadora:

  • Aprobaciones con un solo clic para solicitudes de viaje
  • Personalizar los flujos de trabajo para escenarios únicos

Una herramienta competente de gestión de procesos empresariales debería tener

  • Herramienta visual de diagramación de procesos
  • Diseñador de formas de arrastrar y soltar
  • Control de acceso basado en roles
  • Soporte móvil
  • Potentes características de administrador
  • Single Sign-On (SSO)
  • Integración con los sistemas de software existentes
  • Informes y análisis
  • Rendimiento para grandes bases de usuarios
  • Métricas de rendimiento de los procesos

Necesitas entender lo que un buen sistema de gestión de procesos empresariales debe tener, y lo que debes buscar. Busca las características clave de los diferentes proveedores y descubre sus requerimientos únicos.

Los 5 mejores programas de BPM: ¿cómo se comparan?

MarcaPopular entreDiseño de ProcesoTipo de usoPrecioSoporte
NintexPYME y Gran EmpresaDiseño intuitivo basado en navegadorOn premiseNecesaria CotizaciónNinguno
Process MakerGran empresa, gobiernos, y organizaciones buscando crecer.BPMN 2.0Cloud y on premiseA partir de $1000/mes (usuarios ilimitados)Documentación en video, emails, webinars y chat
KissflowPYME, mid-market y gran empresaInterfaz drag and drop centrado en personasCloudA partir de 390€ /mes para 30 usuariosDocumentación en video, emails, webinars y chat
BizagiPYME, mid-market y gran empresaBizagi BPMN ModelerCloud y on premiseLicencia perpetua por $800/año+$134 mantenimiento (o)
Licencia de 1 años por $311/año
Basic gratis (sin SLAs) o premium con coste adicional
Zoho CreatorFreelancers, PYMEs y gran empresaBasado en scripts y drag and dropCloud y on premise$5-$15/usr/mes (dependiendo del plan)Email, teléfono, formación y tickets

¿Es el BPM realmente caro?

Usualmente, sí. Sistema de gestión de procesos empresariales (BPM) puede llegar a ser bastante complejo. Instalar una solución on premise podría costar más de 250.000€ después de incluir los costos de tecnología y consultoría. Pero, el completo Kissflow Digital Workplace empieza en sólo 390€/mes para hacer el BPM mucho más asequible. Además, no hay cargos extras por el soporte. ¿Por qué no lo intentas? Elija un proceso que le haya costado automatizar y empiece hoy mismo con Kissflow.